Software as a Service (SaaS) | Guia completo

Software as a Service (SaaS) é um modelo de distribuição de software onde as aplicações são hospedadas na nuvem e acessadas via internet, eliminando a necessidade de instalação local em dispositivos. 

No SaaS, as empresas pagam por uma assinatura mensal ou anual para usar o software, que é mantido e atualizado pelo fornecedor. Esse modelo oferece uma série de benefícios, como facilidade de acesso, flexibilidade e redução de custos com infraestrutura, já que o software é gerido externamente e não requer grandes investimentos em servidores ou equipes de TI dedicadas.

As empresas estão cada vez mais optando por esse tipo de solução devido à sua escalabilidade e flexibilidade. O SaaS permite que as organizações ajustem suas necessidades de software de acordo com o crescimento ou mudanças nas operações, sem a necessidade de novas implementações complexas. 

Além disso, as atualizações automáticas garantem que as empresas estejam sempre utilizando a versão mais recente e segura da aplicação, sem interrupções no serviço.

Com o aumento do trabalho remoto e da necessidade de colaboração em tempo real, o SaaS oferece um ambiente que facilita o acesso de qualquer lugar e de diversos dispositivos.  

Continue com a Tec Mobile para saber mais sobre o que é Software as a Service (SaaS). Confira também: HaaS e DaaS.

O que é Software as a Service (SaaS)

Software as a Service (SaaS) é um modelo de distribuição de software onde os aplicativos são hospedados e executados na nuvem, sendo acessados pela internet. Ao invés de comprar, instalar e manter softwares em servidores ou computadores locais, os usuários acessam o software por meio de uma interface web ou aplicativo, pagando uma taxa de assinatura recorrente (geralmente mensal ou anual). 

No SaaS, o fornecedor é responsável por toda a infraestrutura, manutenção, atualizações e segurança, enquanto o usuário final se concentra apenas em utilizar as funcionalidades oferecidas.

Este modelo é muito usado em diversos setores, incluindo gestão de negócios, produtividade, comunicação e colaboração. Além de reduzir os custos de manutenção de infraestrutura, o SaaS permite que as empresas utilizem ferramentas de alta qualidade sem o investimento inicial que seria necessário para adquirir licenças perpétuas.

Principais características do SaaS:

• Acesso remoto: pode ser acessado de qualquer lugar com conexão à internet.
• Atualizações automáticas: o fornecedor cuida das atualizações e manutenção do software.
• Modelo de assinatura: geralmente cobrado por mês ou por ano, com planos flexíveis.
• Escalabilidade: permite adicionar ou remover usuários de forma simples.

Como funciona Software as a Service (SaaS)

O funcionamento do SaaS é simples. O software é hospedado nos servidores do provedor e oferecido aos clientes através de um navegador de internet. Todo o processamento e armazenamento de dados são realizados na nuvem, eliminando a necessidade de instalar o software em dispositivos locais.

Aqui estão os principais passos de como o SaaS opera:

1. Hospedagem na nuvem: O fornecedor de SaaS instala e mantém o software nos seus servidores na nuvem. Os dados dos usuários também são armazenados nesses servidores.
2. Acesso via internet: O usuário acessa o software por meio de um navegador web ou aplicativo específico. Dessa forma, o usuário não precisa se preocupar com instalação ou compatibilidade de sistemas operacionais.
3. Modelo de assinatura: O cliente paga uma assinatura para ter acesso ao software. Dependendo do fornecedor, os planos de assinatura podem variar de acordo com o número de usuários, recursos disponíveis e nível de suporte.
4. Atualizações automáticas: O fornecedor de SaaS é responsável por manter o software atualizado e funcional. Sempre que houver uma nova versão ou patch de segurança, ele é aplicado automaticamente, garantindo que todos os usuários estejam usando a versão mais recente.
5. Suporte e manutenção: A infraestrutura de suporte e manutenção é fornecida diretamente pelo provedor, o que diminui a carga sobre a equipe de TI do cliente.

Exemplo de Software as a Service (SaaS)

Um exemplo clássico de SaaS é o Google Workspace (antigo G Suite). O Google Workspace é uma solução de produtividade baseada em nuvem que oferece uma série de aplicativos, como Google Docs, Google Sheets, Google Drive, Gmail, Google Meet, entre outros. 

Esses aplicativos podem ser acessados a partir de qualquer dispositivo conectado à internet, e os usuários podem colaborar em tempo real com outros membros da equipe, mesmo estando em diferentes localizações geográficas.

Com o Google Workspace, as empresas podem gerenciar e-mails, documentos, planilhas e videoconferências sem precisar instalar nenhum software localmente. 

Toda a infraestrutura de TI, incluindo armazenamento de dados e backups, é gerenciada pelo Google. As atualizações são aplicadas automaticamente, garantindo que os usuários sempre tenham acesso aos recursos mais recentes sem a necessidade de downloads ou instalações manuais.

Outro exemplo bem conhecido de SaaS é o Salesforce, uma plataforma de gerenciamento de relacionamento com o cliente (CRM) que oferece funcionalidades para vendas, marketing, atendimento ao cliente e muito mais. 

A Salesforce é utilizada por empresas para gerenciar suas interações com clientes e prospects, centralizando informações de contato, histórico de vendas e atividades em uma única plataforma acessível pela web. 

Como o software é baseado em nuvem, todos os dados podem ser acessados de qualquer lugar, o que é ideal para equipes de vendas que trabalham remotamente ou em campo.

Como fazer gestão de Software as a Service (SaaS)

A gestão de Software as a Service (SaaS) assegura que as empresas utilizem os serviços de software em nuvem de maneira segura e econômica.

 O SaaS oferece vários benefícios, como acesso remoto, facilidade de atualização e menor custo inicial, mas sem uma gestão adequada, gera problemas como falta de controle sobre as assinaturas, aumento desnecessário de custos e riscos de segurança.

A seguir, separamos alguns passos para fazer a gestão de SaaS:

Inventário e monitoramento das assinaturas SaaS

A primeira etapa para gerenciar SaaS é criar um inventário completo de todos os softwares utilizados na empresa. 

Portanto, envolve identificar todas as assinaturas em uso, suas funcionalidades e os respectivos custos. Muitas vezes, as empresas acumulam diversas ferramentas de SaaS sem um controle centralizado, o que pode gerar redundâncias e desperdício de recursos.

Tabela: Ferramentas SaaS por Departamento

Monitorar regularmente essas assinaturas permite identificar quais softwares estão sendo efetivamente utilizados e onde há duplicação de funções.

Gestão de custos e orçamentos

A gestão de custos é uma parte da administração de SaaS. Como os softwares são pagos em modelo de assinatura, geralmente mensal ou anual, é importante monitorar os valores pagos e garantir que eles estejam dentro do orçamento da empresa. 

Algumas ferramentas podem se tornar mais caras com o tempo, conforme o número de usuários aumenta ou as funcionalidades avançadas são adicionadas.

Dicas para otimizar custos:

• Consolidar assinaturas duplicadas ou redundantes.
• Negociar com os fornecedores para obter melhores condições em assinaturas de longo prazo.
• Desativar contas inativas ou reduzir o número de usuários em softwares pouco utilizados.

Controle de acesso e segurança

Garantir que apenas as pessoas certas tenham acesso aos softwares é uma parte da gestão de SaaS. A falta de controle de acesso pode expor dados sensíveis da empresa e aumentar os riscos de segurança. 

Para gerenciar o acesso corretamente, é importante implementar políticas e ferramentas de gerenciamento de identidades e acessos (IAM).

Passos para controle de acesso:

• Atribuir permissões de acesso com base nas funções dos funcionários.
• Utilizar autenticação multifatorial (MFA) para adicionar uma camada extra de segurança.
• Realizar auditorias regulares para revisar os acessos e remover usuários que não precisem mais do software.

Gerenciamento de conformidade e regulamentação

Empresas precisam garantir que suas ferramentas de SaaS estejam em conformidade com regulamentações, como a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) no Brasil.

Dessa forma, inclui garantir que os dados dos clientes e funcionários sejam armazenados e tratados conforme as leis aplicáveis.

Checklist de conformidade com SaaS:

• Revisar políticas de privacidade dos provedores de SaaS.
• Garantir que o armazenamento e a transferência de dados sigam as regulamentações.
• Implementar políticas de backup e recuperação de dados para proteger contra perda acidental.

Avaliação contínua e atualização das ferramentas SaaS

As necessidades da empresa mudam ao longo do tempo, e as ferramentas SaaS devem ser revisadas periodicamente para garantir que continuam alinhadas com essas necessidades. 

Checklist de avaliação contínua:

• Revisar o desempenho e a utilidade de cada ferramenta.
• Verificar se as atualizações e novas funcionalidades estão sendo usadas.
• Considerar alternativas melhores ou com melhor custo-benefício.

Vantagens do Software as a Service (SaaS)

O modelo de Software as a Service (SaaS) oferece uma série de vantagens para empresas e usuários finais, principalmente quando comparado ao modelo tradicional de instalação de software em servidores locais. 

1. Custo reduzido

Uma das maiores vantagens do SaaS é a economia de custos. As empresas não precisam investir em hardware caro, licenças de software ou manutenção de servidores. O modelo de assinatura mensal ou anual é muito mais acessível e previsível.

2. Fácil acesso

Os softwares SaaS são baseados em nuvem, permitindo o acesso a partir de qualquer lugar com conexão à internet. Portanto, promove o trabalho remoto, mobilidade e colaboração global.

3. Atualizações automáticas

As atualizações e manutenções do software são realizadas automaticamente pelo fornecedor, eliminando a necessidade de o cliente gerenciar versões ou aplicar patches de segurança manualmente.

4. Escalabilidade

O SaaS oferece alta escalabilidade, permitindo que empresas aumentem ou diminuam o número de usuários e funcionalidades conforme suas necessidades. Logo, proporciona flexibilidade para ajustar o serviço ao crescimento da empresa.

5. Suporte técnico especializado

Os fornecedores de SaaS oferecem suporte técnico incluído na assinatura, reduzindo a necessidade de uma equipe interna dedicada à manutenção de software.

6. Integração com outros serviços

Muitos softwares SaaS podem ser integrados facilmente com outras ferramentas e plataformas, melhorando os fluxos de trabalho e a produtividade. 

Por exemplo, sistemas de CRM como o Salesforce podem se conectar a softwares de automação de marketing ou plataformas de e-commerce.

Aqui está um resumo das principais vantagens do SaaS em forma de tabela:

Desvantagens do Software as a Service (SaaS)

Apesar das várias vantagens, o modelo de Software as a Service (SaaS) também apresenta algumas desvantagens, que devem ser consideradas pelas empresas ao avaliar sua adoção.

1. Dependência de internet

O SaaS depende inteiramente de uma conexão à internet. Se a conexão for instável ou houver interrupções, os usuários podem não conseguir acessar o software, impactando a produtividade.

2. Limitações de personalização

Embora muitos softwares SaaS ofereçam configurações personalizáveis, a profundidade dessa personalização é limitada. Empresas que precisam de soluções muito mais customizadas podem encontrar dificuldades ao usar um software SaaS padronizado.

3. Preocupações com segurança

Embora os provedores de SaaS geralmente adotem medidas parrudas de segurança, algumas empresas podem se sentir desconfortáveis em armazenar dados confidenciais em servidores de terceiros.

Dessa forma, gera preocupações com privacidade e conformidade regulatória, principalmente em setores como saúde e finanças.

4. Custo contínuo

Apesar de eliminar custos iniciais elevados, o modelo de assinatura contínua pode, ao longo do tempo, representar um custo maior do que a compra de licenças perpétuas para software. Dependendo do tamanho da equipe e da duração do uso, o SaaS torna-se uma opção cara a longo prazo.

5. Dependência do fornecedor

Ao adotar um SaaS, a empresa se torna dependente do fornecedor para suporte, manutenção e atualizações. Se o fornecedor decidir descontinuar o serviço ou modificar suas políticas, a empresa enfrentará desafios para migrar para uma nova plataforma.

6. Limitação de controle

Com o SaaS, a empresa não tem controle total sobre a infraestrutura e o software, sendo uma desvantagem para organizações que preferem manter tudo internamente por razões de segurança ou performance.

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