6 dicas de como realizar reuniões online produtivas

Ao mudar para o trabalho remoto, muitas empresas simplesmente replicaram a experiência no escritório para reuniões, trazendo consigo uma série de desafios familiares.

Pior ainda, algumas adicionaram reuniões extras, ingenuamente assumindo que mais reuniões significavam melhor comunicação. O resultado? Muitos gerentes agora acreditam erroneamente que as reuniões remotas são menos bem-sucedidas do que as presenciais.

Na realidade, as reuniões online oferecem vantagens distintas que podem ajudá-lo a transformá-las em encontros corporativos realmente produtivos. Confira 6 dicas práticas.

1. Tenha uma agenda claramente definida

Uma reunião com um objetivo ambíguo frequentemente resulta em mal-entendidos e muito tempo perdido. Isso indica que você não deve realizar uma reunião online sem uma agenda. Estabeleça um programa detalhado com todos os principais assuntos a serem abordados durante a discussão e organize-os de acordo com seus objetivos de negócios para facilitar as coisas para todos.

Os principais aspectos a serem considerados ao preparar o terreno para uma agenda de reunião incluem:

• duração da sessão;
• tempo aproximado que você pode dedicar a cada assunto;
• os participantes da reunião;
• a responsabilidade de cada membro do grupo no encontro.

Lembre-se de que as pessoas têm muito tempo para se dedicar a você antes de fazer o check-out. Quando se trata de reuniões online, isso é muito mais relevante. Ninguém se importará se os últimos tópicos forem deixados de lado, se o debate se concentrar primeiro nos mais importantes. Além disso, deixe claro qual é o papel de cada participante da reunião.

Compartilhe a agenda pelo menos 24 horas antes do evento e certifique-se de que todos confirmem presença. Use um aplicativo para criar notificações de reuniões automatizadas e liberar espaço na agenda para quaisquer alterações ou consultas de última hora.

2. Use a tecnologia certa

Há uma infinidade de soluções disponíveis para tornar a realização de uma reunião online mais rápida, simples e interativa. O segredo é determinar qual dessas opções é a melhor para sua organização.

Você quer observar as reações de todos ao apresentar conceitos de novos produtos? Considere usar um software de videoconferência. Você exige que todos colaborem em arquivo compartilhado? Você provavelmente escolherá usar aplicativos com integrações externas. É necessário que todos assistam a uma palestra ou demonstração ao vivo? Então precisará da tecnologia de compartilhamento de tela.

Seus requisitos vão ajudá-lo a encontrar a ferramenta perfeita. E, embora cada equipe seja única, todas elas ganham com uma ferramenta de reunião virtual que inclui recursos visuais e de voz mínimos. Ou considere usar inteligência de conversa, que gravam, transcrevem, fornecem notas resumidas e transformam todas as suas reuniões em um banco de dados pesquisável.

As melhores soluções para conversas olho no olho nem sempre são as ferramentas ideais para realizar uma reunião com 40 funcionários dispersos em vários fusos horários. Verifique se o programa de reunião para gerenciamento de funcionários selecionado pode lidar com um grande número de convidados sem travar.

3. Teste sua tecnologia

A primeira coisa antes de ingressar em um encontro virtual é testar sua tecnologia. A importância dessa etapa não pode ser exagerada.

Você não pode ter uma reunião se não puder ver e ouvir todos claramente. A dica profissional aqui é participar de uma reunião de 5 a 10 minutos antes. Isso lhe dá tempo para verificar seu microfone, fone de ouvido e webcam, bem como sua conexão com a Internet.

A maioria dos softwares de reunião online solicita permissões de áudio e vídeo antes do primeiro uso. Se você planeja usar o recurso de compartilhamento de tela da sua ferramenta de videoconferência, certifique-se de testá-lo também. No entanto, falhas técnicas podem acontecer, ingressar antecipadamente possibilita verificar tais empecilhos. Dependendo da natureza da falha, pode ser necessário reiniciar o dispositivo ou o aplicativo.

4. Envolva todos os participantes da reunião online

Dependendo da personalidade das pessoas, os encontros virtuais podem variar desde aqueles em que todos falam ao mesmo tempo até aqueles com longas pausas quando alguém para de falar. Para evitar que isso ocorra, faça perguntas especificamente a outros participantes da reunião e certifique-se de que todos tenham compartilhado suas ideias.

Ao direcionar a conversa, você aproveitará o tempo da reunião da melhor forma e permitirá que todos digam o que têm. Você pode instruí-los a desligar os microfones enquanto alguém estiver falando e levantar a mão quando tiverem algo a dizer.

Dê o seu melhor para tornar uma reunião interativa. Grande energia envolverá o público e manterá sua atenção. Quando todos estiverem focados na reunião, você passará rapidamente de um ponto a outro e cobrirá mais material em menos tempo.

5. Arranje tempo para um bate-papo casual

Nas instalações de trabalho compartilhadas, os colegas têm um número ilimitado de oportunidades para conversar casualmente sobre tópicos que não sejam relacionados ao trabalho. Essas conversas informais desempenham um papel essencial na construção de relacionamentos interpessoais e de confiança entre os colegas de trabalho e até no aumento da produtividade.

Você pode iniciar uma reunião com 5 a 10 minutos de conversa casual. Mesmo que tenha reuniões regulares e seus funcionários se conheçam bem, alguns minutos de bate-papo amigável conseguem quebrar o gelo e criar o clima para uma reunião produtiva.

Alternativamente, cada sessão pode começar com uma breve apresentação na qual um membro da equipe compartilha algo com o grupo sobre sua cultura ou como eles passaram a última semana. Isso ajuda a criar um ambiente de trabalho positivo e aumentar o engajamento, o que é especialmente necessário em equipes remotas.

6. Envie um acompanhamento após a reunião

Quando a reunião virtual terminar, envie um breve currículo para lembrar aos participantes o que foi discutido no evento e as ações acordadas a serem tomadas. Isso contribui para a eficiência do encontro e reforça a importância da reunião remota para os membros da equipe.

Para que seus funcionários a leiam, é importante que sua mensagem de acompanhamento seja curta e clara, com pequenos comentários ou partes em negrito que você deseja enfatizar.

As coisas mais importantes a serem inclusas são as próximas etapas, os resultados esperados e o estabelecimento de um entendimento claro de quem é o responsável, a data de vencimento das ações a serem tomadas e uma data para um check-in futuro. Você também pode compartilhar uma gravação da reunião, bem como arquivos para quem não pôde participar.

O maior desafio de organizar reuniões online é manter as pessoas focadas e interessadas. Se você nunca trabalhou dessa maneira antes, pode parecer um pouco complicado, mas não há motivo para se preocupar. Explore as oportunidades oferecidas, inspire-se em exemplos de boas práticas existentes e veja tudo como um desafio para ajudá-lo a melhorar seu trabalho.

Gostou deste artigo e quer acompanhar outros conteúdos sobre tecnologia e gestão nos negócios? Siga nossos perfis nas redes sociais — estamos no LinkedIn, Facebook, YouTube e Instagram.