Recepção de eventos: saiba como melhorar essa experiência

Organizar um evento de qualidade consiste em uma tarefa complexa e que gera muitos desafios. Afinal, agradar a diferentes perfis de pessoas não é nada simples. Hoje, os consumidores em geral são bastante exigentes e esperam sempre uma relação de ótimo custo-benefício. Nesse cenário, existe um aspecto em especial que é capaz de transformar os participantes em uma plateia engajada e multiplicadora da sua boa reputação: a recepção de eventos.

Quer descobrir como surpreender a sua audiência em todas as ocasiões? Então, confira neste post como é possível melhorar essa experiência a partir da etapa de acolhida. Continue a leitura e descubra como isso pode ser feito por meio de pequenas ações!

Planeje o fluxo de entrada

A portaria é um fator decisivo para melhorar os valores gerados ao público em qualquer tipo de evento. Ela é a responsável pela primeira impressão que as pessoas têm sobre o comprometimento da sua empresa como organizadora. Logo, se ela não funciona bem, o participante já entra com uma imagem negativa e com preconceitos sobre que acontecerá na sequência. É provável que analisem tudo com um olhar mais crítico.

Assim sendo, a recomendação para que o fluxo de entrada seja conduzido de maneira eficiente é estruturar essa recepção de acordo com as peculiaridades do evento:

• a expectativa do número de participantes;
• a necessidade de fazer divisões para direcionar esse público a espaços diferentes;
• o procedimento mais ágil para a liberação da entrada;
• a viabilidade da venda de ingressos no local;
• as melhores formas de sinalizar a portaria;
• entre outras ações.

Independentemente do perfil das pessoas que você vai atender, o que todos eles esperam é a cordialidade da equipe na recepção e, principalmente, não enfrentar filas gigantescas. Por isso, ter um planejamento bem-definido se torna um requisito fundamental.

A organização do evento deve ter em mente que as interações positivas geram credibilidade. Um participante satisfeito não apenas estará disposto a retornar em outros projetos da sua empresa, como também vai compartilhar essa vivência com potenciais clientes.

Organize as filas de cadastramento

Como dito, o controle do fluxo de entrada é uma peça-chave para começar o seu evento com o “pé direito”, isto é, criar um ambiente agradável desde o início e evitar que alguma situação fuja dos padrões estabelecidos no planejamento estratégico. Em qualquer ocasião, é preciso estabelecer procedimentos de triagem para fazer a conferência de ingressos e documentos.

Por esse motivo, contar uma equipe organizando as filas é outra medida a ser tomada. Esse time será responsável por direcionar cada participante para os seus devidos lugares. É necessário segmentar os inscritos em grupos. Isso facilita bastante a parte de credenciamento, a retirada de kits e contribui para o cumprimento do objetivo principal da tarefa: eliminar as possibilidades de tumultos e a demora na entrada.

Invista em tecnologias inovadoras

A tecnologia dominou o segmento empresarial e, hoje, é uma das principais aliadas em todas as tarefas executadas no dia a dia de um negócio. Para quem trabalha com eventos, a realidade não é diferente — os recursos tecnológicos são fundamentais.

Com a popularização da internet e do uso das redes sociais, a boa relação com o público começa a ser cultivada com bastante antecedência. Tais canais de comunicação representam uma excelente fonte para informar ao público detalhes importantes como:

• local;
• data;
• horário;
• cronograma;
• formas de inscrição e pagamento.

Isso vai liberar a sua equipe para se concentrar nas ações mais importantes e, ao mesmo tempo, garantir um contato mais próximo com os participantes.

Ademais, as inovações tecnológicas vão gerar eficiência em toda a logística do evento. Na portaria, controlar o fluxo de entrada fica muito mais simples quando o cadastramento e a compra de ingressos foram feitas online. Dispositivos eletrônicos, como tablets e softwares, são utilizados para a leitura de código de barras ou QR Code. Também podem ser criados aplicativos próprios para o controle de todo o evento.

Outros pontos que devem funcionar bem durante a execução do evento é um sistema de som e imagem de qualidade, além da rede WiFi gratuita disponível no local. Afinal, o fato de os participantes compartilharem post relacionados ao evento em tempo real pode despertar o interesse de mais pessoas.

As tecnologias também vão acarretar benefícios de ordem financeira, como a eliminação de processos manuais e a consequente economia com colaboradores e abordagens desnecessárias.

Treine os profissionais envolvidos

Além de ter estratégias bem definidas e contar com ferramentas que facilitem a excelência do trabalho, a atenção ao fator humano é essencial para a produção de um evento bem-sucedido. Isso pressupõe reunir funcionários capacitados, que entendam a cultura da empresa e se alinhem com os seus objetivos.

Para que todos alcancem um bom desempenho e saibam das suas atribuições no grande dia, mostra-se imprescindível a realização de treinamentos — fazer com que entendam o evento de forma clara, conheçam a dinâmica de procedimentos, o funcionamento das ferramentas que serão utilizadas, bem como saibam agir diante de eventuais imprevistos.

Tenha uma comunicação visual intuitiva

A comunicação visual de um negócio é um recurso bastante poderoso para se destacar e atrair mais clientes. Para que isso aconteça, a primeira missão é trabalhar a identidade visual da marca no mercado — garantir que ela tenha um bom apelo e transmita qualidade.

No caso da realização de eventos, uma das melhores maneiras de ressaltar esse status é a elaboração de materiais gráficos. Embora a presença online fortaleça a etapa de divulgação, o uso de panfletos, folders e totens também podem trazer resultados significativos para a comunicar e engajar a sua audiência.

Como vimos, a recepção de eventos é um excelente caminho para criar experiências únicas aos participantes, sendo a primeira oportunidade de transmitir uma imagem positiva. Em meio à acirrada concorrência do mercado, é importante que o organizador saiba que os detalhes são capazes de elevar a credibilidade do seu negócio e fazer com que a sua marca se torne uma referência no segmento.