Organização de eventos: Esqueça as dores de cabeça com fornecedores
O segmento de eventos é um dos mais promissores e principais geradores de emprego em toda América Latina. De acordo com a ABEOC (Associação Brasileira de Empresas de Eventos) e COCAL (Federação de Entidades Organizadoras de Congressos e Afins da América Latina, o setor cresce todos os anos.
Esse dado é ótimo para economia e também para quem trabalha com a organização de eventos em geral com o maior número de oportunidades no mercado. No entanto, aqui também surge um embate: como selecionar os melhores fornecedores, com soluções verdadeiramente confiáveis?
Não há como negar que definir os fornecedores ideais para as necessidades do seu evento é uma tarefa e tanto, exigindo planejamento e organização em todas as fases do projeto.
Os produtos, serviços e profissionais contratados para seus projetos também fazem parte da construção da imagem da sua marca, então não dá para escolher simplesmente o mais barato ou apostar no que oferece as soluções mais caras.
Confira alguns pontos de atenção importantes para a escolha de fornecedores e a organização de eventos!
Cuidados para seleção de fornecedores para a organização de eventos
Imagine um evento em que a recepção gera uma ótima primeira impressão, tudo o que é servido está perfeito, e a equipe está inteiramente preparada para receber os convidados; mas os equipamentos eletrônicos não funcionam ou apresentam algum defeito?
Fica difícil manter o engajamento e a boa experiência dos convidados, concorda? Da mesma forma seria se ocorresse algum problema com a limpeza, ou com as atrações, por exemplo.
Moral da história: você pode ter se empenhado para realizar o melhor evento do ano, mas se um de seus fornecedores falharem, tudo pode ser perdido. Independente do modelo e do público, é fundamental contar com parceiros confiáveis e experientes e que tenham soluções completas.
A nossa dica é sempre fazer pelo menos três orçamentos, avaliando a qualidade e a relação custo x benefício. Lembre-se também de deixar uma segunda opção como “Plano B”, caso ocorra algum imprevisto.
Para evitar surpresas, também é importante se certificar pessoalmente das soluções oferecidas pelo fornecedor, sempre que possível. Dessa forma, estabeleça uma fase para a negociação e a avaliação cuidadosa dos fornecedores durante a organização de eventos, estabelecendo uma comunicação eficiente, com feedbacks pertinentes e construtivos.
Construir um relacionamento de confiança e sólido com aqueles fornecedores que prestam bons serviços é super importante, afinal, não se joga algo bom numa gaveta, deixando-o no esquecimento.
Sabemos bem que lidar com pessoas é sempre um desafio, mas investir tempo nisso é muito importante. Justamente por isso, todos devem estar envolvidos e em busca dos mesmos objetivos para que as metas e os resultados sejam alcançados, afinal, como se pode gerar engajamento de seus convidados nos seus eventos se seus próprios fornecedores não estão engajados com você e seus projetos?
