Você sabe o que é BPO? Sigla para Business Process Outsourcing, o BPO ganhou destaque nos últimos anos como uma forma simples de otimizar processos e garantir que a empresa possa se tornar mais competitiva. Combinando o apoio de especialistas em planejamento de mudanças que possam causar grande impacto nas rotinas do negócio, é possível modernizar a cadeia operacional e maximizar os lucros.
Para te ajudar a entender o que é BPO e como ele pode facilitar na melhoria dos processos internos do seu negócio, preparamos o texto a seguir. Continue a leitura e veja como esse serviço melhora o dia a dia da sua empresa!
O que é BPO e para que serve?
BPO é o termo utilizado para descrever um conjunto de processos que, em português, podem ser chamados de “Terceirização de Processos de Negócios”. Esse é um tipo de serviço em que um parceiro é contratado para ajudar negócios a executarem as rotinas de um setor ou uma atividade que seja relevante para o dia a dia do negócio. Em geral, ele é empregado como um backoffice, integrando melhorias e reduzindo gargalos operacionais.
O BPO surgiu como uma modalidade de terceirização de serviços durante os anos 1990. Ele começou sendo aplicado em atividades transacionais, ou seja, secundárias, e hoje já é utilizado até mesmo em rotinas administrativas estratégicas. Isso se deu pela melhoria dos processos e metodologias adotados pelos negócios que fornecem o BPO. Integrando a tecnologia ao BPO, elas conseguiram ampliar o seu escopo de ação sem que isso afetasse os riscos de quem investe no Business Process Outsourcing.
Em geral, quem investe em BPO está buscando otimizar a qualidade do trabalho executado em um setor a partir da integração de um time que seja mais qualificado e que consiga utilizar as principais metodologias do mercado em que o negócio atua. Esse parceiro será responsável por todas as operações dentro de um escopo que está definido conforme as necessidades do contratante. Além disso, ele contará com um conjunto de metas e padrões de qualidade mínimos a serem seguidos.
O BPO pode funcionar de duas maneiras. Uma delas envolve a alocação das equipes do prestador de serviços na sede da empresa. Isso permitirá um trabalho com comunicação mais ágil com os times do negócio e pode auxiliar na execução de rotinas que demandam respostas ágeis.
Outra opção envolve os profissionais alocados na sede da empresa que fornece os serviços de BPO. Esse é o caso de rotinas que não demandam uma integração profunda com a empresa e que podem ser executadas em outro local sem grandes prejuízos. Nesse caso, a tecnologia tem um papel de destaque, auxiliando na troca de dados e na comunicação entre pessoas.
Qual a diferença entre BPO e a terceirização?
Quando falamos sobre o que é BPO, devemos destacar que o Business Process Outsourcing não é igual à terceirização tradicional. No BPO, a empresa contratada faz a execução de uma estratégia que combina tecnologia, metodologias modernas de trabalho e otimização de processos de acordo com as demandas do negócio. Ou seja, o modelo de trabalho adotado tem um alto nível de personalização e complexidade técnica.
Já a terceirização, em vários cenários, adota um modelo único de fluxo de trabalho para o negócio. Diante disso, muitos negócios optam pela terceirização para tarefas mais simples ou para projetos de curta duração. Assim, é possível contar com profissionais capacitados e que podem ser integrados ao dia a dia da empresa com agilidade e segurança.
Qual a importância do BPO?
Empresas trabalham continuamente para otimizar a qualidade dos seus serviços e das suas operações. Esse é um passo básico para ampliar a competitividade da empresa e minimizar as chances de ela perder espaço no mercado. Além disso, fluxos de trabalho com alto nível de qualidade reduzem os prejuízos causados por multas e processos.
Investir no Business Process Outsourcing permite ao negócio otimizar os seus fluxos de trabalho e garantir que rotinas administrativas consigam agregar valor aos produtos da marca. Além disso, facilita a proteção de dados da empresa e até mesmo a redução de custos de um evento empresarial. Afinal de contas, todos os processos de gerenciamento de dados e relacionamento com fornecedores serão executados considerando padrões elevados de qualidade.
Nas rotinas financeiras e contábeis, por exemplo, o BPO auxilia na redução da ocorrência de cenários geralmente relacionados com atrasos e erros. Esses são problemas que muitas vezes podem levar a multas e a perda de clientes. Portanto, quem investe no BPO ganha qualidade no seu dia a dia e menos prejuízos.
Já o BPO aplicado a rotinas que afetam setores estratégicos, como a tecnologia e a gestão de recursos humanos, ajuda no aumento da competitividade da empresa. Os times terão mais tempo para focar no atendimento às demandas de clientes e parceiros comerciais, afinal de contas, fatores secundários da sua rotina já estarão com o padrão de qualidade esperado. Assim, o negócio poderá garantir uma experiência de compra de ponta para os seus consumidores.
Em resumo, investir no BPO é investir no sucesso da sua empresa a médio e longo prazo. A marca terá mais facilidade para executar rotinas internas sem erros ou falhas, graças ao apoio de profissionais especializados e que conseguem trabalhar seguindo os padrões mais modernos de qualidade. Assim, todos poderão focar em entregar o melhor serviço e produto para os clientes da sua marca.
Quais setores podem ser contemplados pelo BPO?
O BPO evoluiu nos últimos anos e já pode ser integrado ao fluxo de trabalho de vários negócios. A escolha de qual setor dependerá das demandas da marca e os seus objetivos de médio e longo prazo. Confira a seguir em que áreas esse serviço pode ser integrado no seu dia a dia!
Departamento Pessoal
O setor de Departamento Pessoal é fundamental para que a empresa possa manter uma boa relação com os seus colaboradores. Eles cuidam de demandas administrativas que envolvam a gestão dos contratos de trabalho, o pagamento de salários e até mesmo a distribuição de benefícios como o vale-transporte e o vale-alimentação. Portanto, é crucial que eles atuem com qualidade, evitando atrasos, erros e multas.
O BPO pode ajudar o negócio a contar com o capital humano necessário para executar essas atividades a partir de um sólido padrão de qualidade, que envolva o uso de boas soluções tecnológicas e metodologias de ponta. Elas garantirão que a empresa conseguirá sempre entregar os documentos, dados e resultados dentro dos prazos esperados e com o menor custo possível, evitando gargalos na gestão dos seus colaboradores.
Recursos Humanos
Contratar bons profissionais não é um processo simples. A empresa deve sempre ser capaz de rastrear os melhores candidatos e definir qual deles melhor se alinha às suas demandas. Tudo isso a partir de robustas práticas de seleção e verificação de currículos.
Com o BPO, a empresa poderá investir em um time de seleção de colaboradores que seja capaz de aproveitar as melhores práticas de seleção do mercado para encontrar a pessoa certa para cada cargo. Isso reduzirá drasticamente os custos de o negócio fechar uma contratação de alto risco ou que não entregue os resultados esperados. Desse modo, as suas equipes sempre terão alto nível de competitividade.
Contabilidade
A contabilidade é uma parte muito importante das rotinas de gestão financeira de uma empresa. Esse é o setor que mantém documentos organizados, auxilia no pagamento de tributos e gerencia os registros de reajustes, pagamentos de fornecedores e demais dados administrativos. Assim, o negócio pode manter o seu balanço patrimonial organizado e evitar problemas com o fisco.
Os serviços de Business Process Outsourcing auxiliam o negócio a ter essa rotina sendo executada com alta flexibilidade e baixo custo. Tudo será feito tendo como base as normas rígidas de compliance e gestão fiscal. Isso garante que a contabilidade sempre trabalhará com alta qualidade e baixo risco de multas.
Gestão financeira
O setor financeiro permite ao negócio manter o seu fluxo de entrada e saída de receitas livre de erros e com alta performance. Do pagamento de fornecedores à gestão de contas a receber, todos os fluxos de verbas passam por essa área. Portanto, ter ela funcionando com qualidade é a base para que a empresa possa minimizar prejuízos a médio e longo prazo.
Fazer uma boa gestão financeira, portanto, não é algo simples. Justamente por isso, negócios fazem um investimento no BPO: com ele, um time pode se dedicar às operações de gestão financeira, garantindo que elas ocorram sempre dentro dos prazos e normas legais.
Gestão de tecnologia
A gestão de infraestrutura de TI é uma rotina que impacta diretamente todos os setores de um negócio que já tenha passado pela transformação digital. Os ativos tecnológicos de um negócio são cruciais para automatizar atividades, reduzir custos, integrar equipes e criar produtos inovadores. Portanto, qualquer problema em seu funcionamento deve ser tratado como algo que impacta diretamente na competitividade da sua marca.
Nesse sentido, o BPO aplicado à gestão de TI tem sido fundamental para que os negócios consigam integrar melhores práticas na gestão de sua infraestrutura e evitar riscos operacionais. Dos problemas de segurança a falhas de disponibilidade, o PBO consegue identificar riscos e avaliar a melhor maneira de prevenir cada um deles. Assim, a sua empresa conseguirá manter uma rotina de alta performance e com a tecnologia integrada em todas as atividades críticas.
Processos jurídicos
Todo negócio de grande porte deve contar com um departamento jurídico. Ele auxilia na gestão de contratos e na execução de processos judiciais. Assim, a empresa consegue evitar prejuízos e minimizar o impacto que problemas com a Justiça podem causar na sua marca.
O BPO garante que o negócio terá uma equipe de especialistas na área de acordo com a sua demanda e os problemas enfrentados no seu fluxo de trabalho. Esses profissionais utilizarão estratégias que estão alinhadas com as necessidades do negócio e sempre buscarão a saída com o melhor custo-benefício. Assim, os times não perderão tempo com problemas judiciais.
Como adotar o BPO?
Após saber o que é BPO, é importante entender, também, que medidas devem ser tomadas para contratar esse serviço. Elas ajudam a empresa a escolher um prestador de serviços qualificado e alinhado com as suas demandas. Confira a seguir os passos básicos para investir em BPO!
Conheça as suas demandas
Esse é o passo básico do investimento em qualquer tipo de serviço corporativo. O negócio deve fazer um levantamento das suas necessidades, avaliando problemas existentes e metas. Isso ajuda na definição do escopo do contrato e, também, na escolha de uma empresa que tenha expertise na sua área.
Busque parceiros com bom feedback de consumidores
O feedback de consumidores é um ponto fundamental para entender os pontos fortes e fracos do trabalho prestado por uma empresa. Portanto, não deixe de avaliar esse ponto. Assim, o negócio poderá contratar uma empresa que atenda às suas demandas com baixo risco.
Defina padrões de qualidade
A definição de padrões mínimos de qualidade ajuda o negócio a se resguardar de eventuais problemas durante a prestação dos serviços de BPO. Eles precisam ser definidos considerando as demandas do negócio e as suas metas. Assim, o investimento poderá apresentar um bom retorno.
Avalie normas de compliance internas
As normas de compliance guiarão o trabalho executado pelo time de BPO. Diante do seu papel de prevenção de riscos, elas devem ser integradas ao trabalho de prestação de serviços. Assim, as equipes conseguirão definir um fluxo operacional que não leve o negócio a ter que pagar multas.
A melhoria de processos corporativos pode ser feita a partir de várias frentes. Há quem opte, por exemplo, por reduzir os custos de uma empresa. Essa é uma medida que diminui prejuízos, abre espaço para investimentos e mantém os lucros em um nível elevado.
Saber o que é BPO e como investir nesse serviço também é uma forma de ampliar a competitividade de qualquer empresa. Afinal de contas, os times que serão contratados trabalharão considerando as demandas internas e o melhor caminho para gerar competitividade para a empresa. Por isso não deixe de utilizar o BPO no seu dia a dia!
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