5 dicas que vão facilitar a locação de carros em viagens corporativas

A locação de carros é uma alternativa excelente para empresas que enviam constantemente seus colaboradores para reuniões e compromissos em viagens corporativas. Com o aluguel, é possível garantir uma maior mobilidade para os viajantes, facilitando a locomoção e a chegada aos compromissos marcados pela companhia. Isso tudo com rapidez e comodidade, sem preocupações com imprevistos que não sejam relacionados ao evento em si.

Sabendo do grande benefício que os carros alugados trazem para as viagens corporativas, separamos neste artigo 5 dicas que vão ajudar você a tomar as melhores decisões no momento de alugar veículos para os colaboradores da sua empresa. Confira a seguir e garanta uma viagem tranquila para todas as partes envolvidas.

1 – Planeje com antecedência e pesquise bem as empresas de locação de carros

O primeiro passo para garantir o sucesso e um bom serviço é realizar um bom planejamento e pesquisa. Por isso, faça orçamentos e consultas em diferentes empresas de aluguel de carros para assegurar o melhor custo-benefício. Certifique-se também de conhecer muito bem as regras previstas no contrato para saber quais são as obrigações de cada uma das partes envolvidas no processo.

Feito isso, oriente o colaborador que vai pegar o veículo sobre todas as obrigações necessárias a realizar quando chegar à locadora, como ter os documentos necessários em mãos. É importante também orientar a respeito de outras regras burocráticas que possam surgir antes de apanhar as chaves do carro.

2 – Analise o custo-benefício do aluguel do carro

Por mais que alugar um carro apresente diversos pontos positivos, é sempre importante se certificar de que essas vantagens se aplicam à sua empresa. Em virtude disso, é essencial que você coloque na ponta do lápis o custo-benefício de se alugar o veículo dentro da realidade de sua companhia.

Se a sua empresa já possui automóveis, por exemplo, certifique-se de comparar o preço da locação com os custos de manutenção, revisão, combustível, entre outras necessidades do carro pertencente à sua companhia. A mesma regra vale para o caso de o próprio colaborador ter um automóvel pessoal: quais seriam os gastos de uma possível avaria ou da franquia do seguro? Vale lembrar ainda dos aplicativos de transporte e o levantamento dos valores dessa opção.

Feitas essas pesquisas e também os orçamentos com a locadora, você terá todas as ferramentas e informações necessárias para tomar a decisão de qual das escolhas é a melhor para a empresa. Lembre-se de todas as opções: alugar um carro com uma locadora de veículos, usar os próprios da companhia, utilizar o automóvel do colaborador ou aplicativos de transporte.

3 – Avalie as necessidades da empresa e da viagem

Um fator importante é que esteja bem definido quais são os objetivos da empresa com a locação do carro na viagem corporativa em questão. Com isso, será possível escolher um veículo que atenda às necessidades daquela ocasião. É necessário considerar a quantidade de pessoas que vão naquela viagem, se levarão muitas bagagens, quais as distâncias a serem percorridas, o orçamento disponibilizado pela empresa e até mesmo informações do local.

A partir disso, você terá as respostas de qual o melhor modelo de carro alugar: uma SUV, pick-up, carro comum, entre outras opções de veículos. Vale até estender a pesquisa um pouco mais e buscar por aplicativos de navegação e trânsito, como o Waze, para conhecer os locais do trajeto e as distâncias percorridos. Assim, será mais fácil calcular os custos e as variáveis.

4 – Leia atentamente o contrato de locação do veículo

Essa prática é fundamental no momento de alugar o veículo. Leia o contrato de locação de forma minuciosa para evitar qualquer imprevisto tanto para a sua empresa quanto para os colaboradores envolvidos no processo. Só assim será possível garantir as melhores práticas e evitar qualquer tipo de transtorno e reclamação com a companhia de aluguel de carros.

Confira alguns exemplos de informações para conferir no contrato e evitar possíveis surpresas:

• fique atento às condições da cobertura do serviço, como cobrança por dia de locação ou por quilometragem rodada;
• leia as cláusulas de proteção da locadora para descobrir se cobrem furtos, roubos e acidentes, e também para saber como agir caso ocorra algum imprevisto;
• certifique-se sobre a possibilidade de devolver o automóvel em locais diferentes;
• confira, de modo geral, todos os direitos e responsabilidades do usuário e do contratado.

Seguindo algumas dessas regras e se atentando a esses detalhes, o cumprimento do contrato por ambas as partes será feito da melhor maneira possível. Uma última dica é que você também fique atento a possíveis notificações futuras que podem chegar das locadoras, já que as multas recebidas costumam ser responsabilidade do condutor do veículo alugado. Fique atento se o membro da empresa estava usando o automóvel no momento indicado.

5 – Alugue apenas veículos com vistoria em dia e boas condições gerais

A última dica é para que você sempre alugue veículos que estejam com a vistoria em dia e apresentem boas condições. No momento em que o seu colaborador chegar na locadora, o carro será avaliado para um mapeamento do estado atual dele. É importante que ele seja orientado a olhar esses detalhes para evitar transtornos no momento de devolução. Peça para que avalie pneus, possíveis marcas de batidas e o funcionamento. Caso o carro volte com alguma avaria identificada pela locadora, podem ser cobradas taxas adicionais.

Outra prática comum é que os carros sejam entregues para o cliente com o tanque cheio. Questione também sobre essa prática e se o abastecimento de combustível deve ser feito antes de devolver. Com isso, você evita a possibilidade de novas taxas adicionais previstas no contrato de aluguel do automóvel.

De forma geral, a locação de carros é uma ótima opção para as viagens corporativas. Por isso, planeje com antecedência, escolha bem qual veículo alugar de acordo com as necessidades, avalie o custo-benefício, leia atentamente o contrato e garanta o conhecimento de todas as informações no momento da retirada. Com essas boas práticas, você se verá livre de qualquer transtorno e garantirá uma viagem segura para os colaboradores de sua empresa.

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