Entenda as diferenças entre lean TI e TI tradicional e descubra a solução mais adequada para a sua empresa

O Lean TI é uma das melhores metodologias para empresas que não desejam gastar recursos com coisas não importantes. É manter o foco e ser eficiente.

O sistema Lean é particularmente fértil para realizar essa transformação, inovando e ganhando competitividade. Verdadeira filosofia, a gestão enxuta visa melhorar o desempenho da empresa, encontrar o equilíbrio entre produtividade, qualidade, respeito a prazos e custos.

E com um em cada cinco clientes expressando interesse em produtos personalizados, não é de se admirar que o aumento da customização em massa esteja mudando a maneira como as empresas operam. Muitas inclusive estão se voltando para a fabricação de alto e baixo volume e focando em experiências e insights orientados por dados para atender consequente afluxo de produtos. 

As empresas estão sendo forçadas a criar uma proposta diferenciada, o que significa pressão adicional para produzir produtos de alta qualidade com mais rapidez, eficiência e custo mais baixo do que nunca.

O método lean – baseado no trabalho colaborativo, na melhoria contínua e na eliminação de desperdícios – pode ser a ferramenta ideal para quem deseja otimizar sua empresa e ser mais eficiente. E o mesmo se aplica ao método Lean TI, como explicamos no artigo que compartilhamos abaixo!

O que é Lean?

Lean é um sistema de gestão dentro de uma empresa que visa minimizar o desperdício, a fim de gerar o máximo de valor agregado possível. Lean tende, portanto, a expressar a ideia de que tudo o que é supérfluo deve desaparecer para melhorar a gestão de fluxos. 

Trata-se de aproveitar melhor os recursos da empresa, como matérias-primas, tempo, viagens, capital e mão-de-obra, de forma a aproveitá-los ao máximo e assim satisfazer ao máximo o cliente.

Origens da metodologia Lean

No início do século XX, Henry Ford começou a estabelecer cadeias produtivas, bem como algumas mudanças dentro de sua empresa, que hoje podem ser relacionadas ao termo Lean. 

Então, das décadas de 1950 a 1970, a empresa Toyota desenvolveu as bases do que hoje é chamado de produção enxuta. De fato, a partir de 1949, Taiichi Ohno, então gerente da Toyota, queria melhorar o sistema de produção da empresa para que se tornasse mais eficiente e rentável, por isso criou o Toyotismo (Sistema Toyota de Produção – TPS), hoje reconhecido como um dos pilares da manufatura enxuta. 

Um exemplo ainda mais antigo da abordagem enxuta é o modo de fast food criado pelo McDonald ‘s, o Speedee Service System. Em 1948, as cozinhas já eram projetadas para que cada ação ou etapa do processo ocorresse da maneira mais eficiente possível. 

Hoje, as instruções da equipe ainda incluem o número exato de fatias de picles e gotas de molho que cada hambúrguer deve conter. E o número de segundos que a carne deve ser grelhada de cada lado.

Jim Womack e Daniel Jones, os dois pesquisadores do MIT que estudaram esse sistema nas décadas de 1980 e 1990 ajudaram a democratizar o conceito de produção e gestão Lean escrevendo o famoso livro: “A máquina que mudou o mundo”.

Quais os objetivos do Lean?

O objetivo principal é otimizar o valor oferecido aos clientes, limitando o desperdício. Em outras palavras, o sistema para fornecer aos clientes um produto ou serviço perfeito deve ser tão perfeito quanto o próprio produto ou serviço. 

Todo o sistema deve ser analisado e adaptado de forma a aumentar o valor final, reduzindo adequadamente os custos, o trabalho e os atrasos. É assim que o negócio se tornará mais eficiente e poderá atender às expectativas dos clientes de maneira eficaz.

A empresa pretende transformar o que se chama de inputs em outputs que agreguem mais valor aos clientes uma vez “transformados” ou “processados” pela empresa. O problema de muitas empresas é que essa transformação ou tratamento nem sempre é tão eficiente quanto poderia ser e os processos podem ser falhos, muito caros ou mesmo muito demorados.

Todos problemas que afetam os clientes quando eles expressam a necessidade de obter determinados produtos. É aqui que entra a produção enxuta. Quanto mais a empresa conseguir reduzir seus custos e limitar os desperdícios, mantendo o nível de qualidade esperado pelos clientes, mais poderá jogar com as variações de preços e aumentar suas margens em relação à concorrência que enfrenta.

Gestao de Lean TI

Juntamente com os custos, o gerenciamento Lean também se concentra em cronogramas para impulsionar a eficiência dos negócios. Ao limitar todos os itens supérfluos que desperdiçam tempo e consomem recursos valiosos que poderiam ser usados ​​para outras tarefas, o sistema de produção se torna mais eficiente e responsivo. 

Produtos e serviços podem ser entregues aos clientes mais rapidamente, novos produtos levam menos tempo para serem colocados à venda.

As muitas mudanças fundamentais trazidas pela implementação do Lean em uma empresa não se limitam a apenas alguns elementos isolados. Para ser perfeitamente eficaz, a abordagem Lean deve abranger todos os processos de A a Z e abranger todos os trabalhadores da empresa, sem exceção. 

Podemos visualizar isso como uma corrente muito grande que só será realmente forte se cada elo for forte e coerente com o resto da corrente. Lean é também a busca pela perfeição, por isso cada integrante da empresa deve ter essa noção em mente em todos os momentos do processo produtivo.

É justamente por esse motivo que a implantação da gestão Lean em uma empresa leva muito tempo, pois as mudanças são inúmeras e dizem respeito a muitos aspectos da empresa, às vezes na escala de processos implantados há décadas. 

Em alguns casos, trata-se até de começar do zero com bases mais sólidas para criar uma empresa capaz de se sustentar no longo prazo.

O que é o Lean TI?

A ideia principal do Lean aplicado aos sistemas de informação é eliminar o desperdício e tornar a sua gestão mais flexível. Os chamados resíduos referem-se a tudo o que não aumenta o valor do produto final. 

Para responder a isso, Lean IT envolve o uso de uma abordagem estruturada para coletar as necessidades do cliente, criar valor e manter relacionamentos próximos com os clientes.

Portanto, o programa do método Lean gira em torno de elementos como repositórios de requisitos, modelos de dados, critérios de aceitação ou casos de uso para inovar na coleta e formalização dos requisitos. 

Por exemplo, para formalizar os requisitos do sistema, os gestores do Lean IT trabalham com todas as partes interessadas do projeto (usuários, desenvolvedores, arquitetos, entre outros.).

Isso resulta em uma solução em que os participantes expressam suas necessidades, definem critérios de aceitação e priorizam suas necessidades. De acordo com as práticas Lean, este método pode eliminar a maioria dos desperdícios inúteis. 

Esta otimização também permitirá obter eficiência nas outras etapas do projeto, como seleção da solução, desenvolvimento, preparação dos testes, formulação, etc.

Como o Lean TI pode apoiar e acelerar a transformação digital?

Como explicamos, iniciada na década de 1960, a gestão Lean baseia-se na “inversão” da pirâmide gerencial de forma que o pessoal operacional e os stakeholders diretos sejam os próprios atores da transformação.

Por meio dessa abordagem comprovada, o principal interesse reside no fato de que a adoção e o gerenciamento da mudança são facilitados quando as soluções e áreas de melhoria são formuladas diretamente pelas pessoas que as implementam.

Essa abordagem está se mostrando extremamente benéfica hoje no contexto da transformação digital para garantir as bases necessárias para a mudança.

De fato, construir uma organização com mentalidade aberta e transformadora não pode ser fácil de conseguir. Para as empresas com experiência em Lean, isso requer passar para um novo patamar, aculturando-se a um novo framework e a novos conceitos, intrinsecamente mais técnicos e menos codificados.

Se a noção de expertise Lean é bem compreendida, a noção de expertise digital é muito mais difusa e pode parecer confusa à primeira vista.

Qual metodologia para constituir uma abordagem Lean TI?

A transformação digital consiste em um aspecto tecnológico, na exploração de dados, na otimização de processos e na reformulação de métodos organizacionais.

Em vista disso, a metodologia mais eficaz deixa muito espaço para Lean antes de se comprometer com o digital, de acordo com uma proporção de dois terços Lean e um terço Digital. 

Desta forma, o TI faz parte da continuidade do Lean, percebido como um “enabler”, ao invés de uma atividade paralela, decorrente de preocupações e processos de negócios.

Essa abordagem é estruturada da seguinte forma:

• Adaptação organizacional: identifique as populações afetadas, o nível de impacto e a necessidade de envolvimento
• Revisão de processos: otimizar os processos antes de digitalizá-los, a fim de evitar custos na digitalização sem valor agregado
• Exploração de dados: estruturar, sintetizar e entregar dados de qualidade para sustentar a implementação de novas áreas de digitalização
• Implementação tecnológica: arquitetar, lançar e apoiar a apropriação de novas ferramentas

Assim, as equipas diretamente impactadas pelo digital estão envolvidas a montante da transformação, trabalhando por um lado na melhoria dos seus processos operacionais e, por outro, na aculturação às novas tecnologias.

Dessa forma, durante a fase de implementação tecnológica, as equipes são totalmente donas de seus processos e conhecem os meandros das contribuições do digital na aceleração do desempenho.

Da mesma forma, reduz o passo a ser dado entre os conceitos de negócios e o digital, adotando uma abordagem sequencial que permite garantir a transformação, estabelecendo bases operacionais sólidas.

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Quais são as ferramentas da gestão enxuta?

A gestão Lean TI consiste em uma série de métodos de trabalho complementares. Embora na prática não sejam necessariamente aplicados em conjunto, todos perseguem objetivos de eficiência e produtividade.

Os principais são:

• O método Kaizen é uma abordagem de melhoria contínua que permite atingir a excelência total.
• O 5S (seiri , seiton , sixō , seiketsu , shitsuke), método de limpeza e armazenamento cujas letras designam em português “retirar o inútil, arrumar, limpar, padronizar e seguir”.
• Kanban é um sistema de planejamento que facilita a aplicação dos ideais promulgados pelo Lean e ajuda a limitar o excesso de estoque.
• Poka-Yoke é o método que busca evitar qualquer defeito, graças a processos “sem erros” e à implementação de ações preventivas e corretivas.
• SMED (Single-minute Exchange of Die), que consiste na redução de desperdícios por meio do ajuste de prazos internos e externos e da troca rápida de ferramentas em todo o sistema produtivo.
• Ciclo de Deming (ou PDCA para plan do check act): parte da gestão da qualidade, esse ciclo consiste em uma série de ações que, por meio da auto avaliação, visa garantir a melhoria geral de organizações.
• Value Stream Map (VSM), ferramenta que permite visualizar e acompanhar as etapas de um processo.
• Controle visual, técnica de gestão pela qual se busca explicar um processo por meio de recursos visuais, ao invés de instruções escritas.
• Padronização de trabalho, método que consiste em selecionar as melhores práticas implementadas na produção para constituir uma metodologia de trabalho.
• Empowerment ou Jidoka, sinaliza quando ocorre um transtorno, para que as medidas necessárias sejam implementadas rapidamente para evitar que isso aconteça novamente.

Como aplicar a abordagem Lean TI?

A aplicação de uma abordagem Lean TI não pode ser padronizada. Começa por analisar as melhorias que podem ser feitas na área de tecnologia da informação da empresa, dependendo da dimensão e da sua atividade econômica.

Além disso, dependendo da cultura e valores da empresa, haverá mais ou menos aspectos a serem trabalhados até que o resultado esperado seja alcançado.

1. Identifique o que cria valor

Adotando o ponto de vista do cliente, identifique as ações que você precisa implementar ou ajustar para eliminar o desnecessário de cada processo produtivo e entregar maior valor ao cliente. Você pode fazer isso com metas SMART.

2. Ajuste a cadeia de processo

Ao aplicar um conjunto de práticas que colocam o cliente no centro das suas preocupações, a sua empresa pode garantir a qualidade dos seus produtos e serviços, investindo menos dinheiro, tempo e esforço.

Graças à padronização e otimização dos processos, você só produz o que seu cliente precisa consumir. Nesta fase, você pode contar com ferramentas de gerenciamento de projetos que ajudam a planejar e automatizar suas ações.

3. Envolva toda a organização

Uma parte importante da implementação de novos modelos de negócios é garantir que todas as partes interessadas estejam envolvidas no processo, compreendam-no e trabalhem para garantir seu sucesso.

4. Garanta a melhoria contínua

Depois de otimizar seus processos e envolver toda a organização, resta a fase de monitoramento e controle. 

Esta etapa é a que garante a melhoria contínua ao identificar áreas de melhoria, de forma a consumir menos recursos e continuar a satisfazer o cliente.

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Por que adotar o método Lean TI?

Ao adotar o método Lean TI na empresa, ele melhora a relação com o cliente, tornando importantes as interações com o cliente, de forma a melhorar a sua experiência e ir ao encontro das suas necessidades. Isso implica necessariamente uma melhoria no processo produtivo ou na prestação de serviços.

• Ajuda a aumentar o volume de negócios, pois as empresas conseguem controlar melhor seus custos, eliminando desperdícios e gerando economia.
• Otimiza processos e ajuda a evitar erros, economizar tempo e garantir a gestão da qualidade em todo o processo produtivo.
• Reforça a cultura corporativa, implementando métodos de trabalho que privilegiam a comunicação, reconhecendo o valor do talento humano no bom desenvolvimento dos fluxos de trabalho.
• Cria empresas mais resilientes, capazes de responder ao imprevisto, através da melhoria contínua e de uma visão global dos processos.

Mas não é só isso. Adotar o Método Lean TI nos processos empresariais proporciona outros benefícios, tais como: 

Geração de valor

Um dos benefícios é a geração de valor, que costuma estar ligada diretamente ao planejamento estratégico da empresa. Ou seja, ele vai direcionar o desenvolvimento das atividades, permitindo entregar mais valor aos clientes, seguindo sempre indicadores atuais, e destacando o que se enquadra ou não nas metas empresariais.

Fluxo contínuo

Outro ponto importante ao aplicar o método Lean TI na empresa é o fluxo contínuo de tarefas. Ou seja, ele permite que diversas atividades possam ser desenvolvidas sem intervenções.

Nivelamento de produção

A de se destacar também o nivelamento de produção proporcionado pela metodologia Lean TI. Ou seja, ela permite produzir soluções ou softwares de acordo com a demanda real de mercado, e não baseada em suposições ou estimativas. Assim, não há desperdício de recursos – foco principal do Lean.

Sistema puxado

Outra vantagem do método Lean TI é que ele permite gastar apenas os recursos necessários para cada demanda. Assim é possível liberar lotes de vários produtos a diversos clientes, no chamado sistema puxado.

Autonomação

A autonomação – que seria a automação com toque humano, ou Jidoka, em japonês, também é parte fundamental no Lean TI. Por meio dele é possível evitar falhas no software e hardware e que poderiam ser passadas adiante sem que a solução fosse encontrada. Assim será possível estabelecer padrões de trabalho, permitindo a correção dos problemas, tão logo eles surjam.

Melhoria contínua

Por fim, temos a melhoria contínua (Kaizen). Ela deve estar sempre presente na metodologia Lean, e o mesmo se diz do Lean TI. Aqui trata-se de buscar constantemente soluções para os diversos problemas que possam impactar a empresa. Assim é possível ter evolução constante e oferecer sempre algo a mais aos clientes.

Lean TI x TI tradicional

Dessa maneira, podemos dizer que a gestão do conhecimento nas empresas é um dos principais fatores que diferencia o Lean tradicional do Lean TI. Ou seja, não está apenas no uso da tecnologia em si, mas na metodologia aplicada para reduzir custos. 

Para isso, o Lean TI aplica o conhecimento multifuncional e generalizado, no qual os funcionários que integram equipes possam ser capaz de trabalhar nos mais diferentes tipos de projeto, e possam encontrar soluções para qualquer tecnologia. 

Também fica claro que o modelo tradicional e o Lean TI se diferem também na forma com que o setor de TI é trabalhado. Afinal, no modelo tradicional as tarefas costumam ser realizadas mais lentamente. Em contrapartida, no modelo de Lean TI os funcionários são estimulados a trabalharem de forma independente, visando as melhorias necessárias e corrigindo o que for preciso. 

Por fim, é necessário dizer que este modelo também orienta os processos de melhoria, permitindo que estejam relacionados aos objetivos da empresa e também às suas estratégias de atuação. Coisa que não acontece no modelo tradicional, cujo foco se centra unicamente na redução de custos e do tempo das atividades, sem se preocupar tudo que envolve os processos.

Dessa maneira, dizemos que o Lean não se refere apenas a implantação de metodologias e ferramentas, mas sim na mudança da cultura organizacional e corporativa, ao mesmo tempo que amadurece as áreas de TI das empresas.

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Como foi possível acompanhar, adotar uma metodologia Lean TI nas empresas pode ser um grande diferencial competitivo. Mas para isso, não se pode deixar de lado o investimento em novos equipamentos.

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Por fim, esperamos que as diferenças entre o Lean TI e o tradicional tenham ficado claras ao longo do artigo e, para contar com a solução da Tec Mobile de locação de computadores, clique aqui e já peça um orçamento aos nossos consultores!