Guia completo para ter sucesso na gestão de eventos da empresa

Você sabe como realizar uma gestão de eventos de sucesso? Toda empresa, ao longo da sua carreira, fará eventos corporativos. Seja para os seus colaboradores ou para os clientes e parceiros comerciais, esses projetos exigem muito cuidado para atingirem os resultados esperados.

Afinal, um evento corporativo é algo complexo. Da sua idealização até o seu fim, várias atividades são executadas. Elas contam com o apoio de múltiplos profissionais que, divididos em equipes, devem executar um trabalho contínuo para atingirem o melhor resultado possível.

Para organizar todos os fluxos de trabalho e gerenciar o uso de recursos, a gestão de eventos é aplicada. Essa política deve ser capaz de otimizar o fluxo de trabalho continuamente apoiando-se em bons dados, metodologias modernas e soluções tecnológicas inovadoras. Assim, do momento em que o gestor conseguir um patrocínio até o instante em que os convidados saírem do local, tudo será executado com poucos erros e alta performance.

Quer saber mais sobre o tema e como otimizar a sua gestão de eventos? Então, confira o nosso post a seguir!

1. Por que realizar a gestão de eventos?

Se você já teve a oportunidade de organizar um evento, já se deparou com todos os desafios existentes nesse tipo de projeto corporativo. Há a necessidade de organizar interesses, manejar expectativas e alinhar objetivos. O profissional também deve estar atento ao perfil das operações existentes, assim com o de seu público-alvo.

O levantamento de tais dados auxilia o gestor a organizar o investimento em apps para eventos, reduzir custos e riscos. Além disso, facilita o direcionamento de recursos e do fluxo de trabalho. Tudo será feito considerando uma visão mais abrangente, capaz de orientar todo o evento conforme aquilo que o mercado espera.

Em outras palavras, a gestão de eventos dá ao profissional responsável pela sua organização todos os dados necessários para que ele seja feito da melhor forma possível. A produção de eventos será algo mais simples, capaz de incorporar novas tecnologias e procedimentos de apoio, como o investimento em tablets. Dessa maneira, tudo será feito com mais agilidade, segurança e, principalmente, qualidade.

2. Como organizar um evento de sucesso?

A organização de um evento é algo que demanda um grande planejamento dos profissionais. Cada time deve ser orientado a partir de metas claras enquanto a empresa faz investimentos para dar as bases necessárias para um trabalho de qualidade. Tudo isso utilizando a menor quantidade de recursos disponíveis.

Da divulgação do evento aos processos de coleta de dados, o gestor precisa documentar todas as etapas. Nada deve ficar de fora do planejamento da empresa, afinal, isso pode reduzir resultados e ampliar os riscos financeiros. Portanto, sempre é importante ficar atento e evitar problemas.

Confira a seguir como isso pode ser feito!

2.1. Planeje o orçamento

O primeiro passo para pensar qualquer evento é o orçamento. Esse documento será responsável por listar todos os gastos que a empresa pretende direcionar para o evento. Ou seja, ele consegue limitar o escopo das ações e o que pode ou não ser adotado pelas equipes.

Um bom orçamento é claro e transparente. Ele deve listar, com precisão, cada recurso disponível para cada área ou equipe. Essa é a única forma de garantir que os times terão uma boa orientação sobre o que pode ser feito para maximizar o retorno sobre cada investimento e onde reduzir as despesas.

O orçamento, porém, não deve ser montado sem uma boa comunicação. A equipe precisa ser consultada sobre o que é necessário fazer, assim como as ferramentas primordiais para o seu trabalho. Isso permite ao gestor otimizar o modo como cada recurso é entregue e evitar problemas como gastos imprevistos.

2.2. Crie um cronograma

O cronograma é outro documento que orienta as equipes e melhora o planejamento de todos os que estão envolvidos no projeto. Esse documento traz uma descrição completa de todos os prazos e datas do evento. Ou seja, ele lista o tempo necessário para cada etapa de preparação ser executada, assim como a agenda de cada dia em que o evento será feito.

Com um bom cronograma, as equipes podem se preparar e evitar atrasos. O fluxo de trabalho será feito com mais calma e qualidade: todo mundo conseguirá otimizar as suas rotinas para atender às demandas existentes.

Ao mesmo tempo, a empresa poderá diminuir a necessidade de contratar profissionais de última hora. Com o cronograma em mãos, o time pode ser estruturado para atender aos prazos antecipadamente — se for necessário, o gestor pode contratar empresas terceirizadas rapidamente e por um melhor preço, ampliando temporariamente a equipe para evitar gargalos na preparação do evento.

2.3. Escolha o melhor local e data

O local e a data do evento são pontos críticos do planejamento. Ambos impactam de maneiras diferentes no sucesso do evento. Por isso, é importante que a empresa compreenda como cada um influencia no sucesso da sua iniciativa. Veja a seguir como isso ocorre!

2.3.1. A influência da data em eventos

A data deve ser feita considerando as demandas do público-alvo do evento, o tempo necessário para se planejar e o perfil da equipe que ficará por conta da execução do evento. Por isso, ao definir o dia em que o evento será realizado, sempre busque comunicar-se com todos para identificar uma boa época de se realizar o evento.

Também avalie as datas próximas. Nem sempre é uma boa ideia realizar um evento próximo de feriados prolongados: muitas vezes as pessoas podem preferir fazer uma viagem a participar do evento.

A programação da concorrência também deve ser verificada. Realizar um evento muito próximo de outro semelhante feito por um concorrente pode canibalizar os processos feitos para divulgar um evento. Portanto, sempre fique atento a esse ponto.

2.3.2. A influência do local nos resultados do seu evento

O local também é muito importante para fazer um evento de qualidade. No entanto, a sua escolha deve considerar pontos que vão muito além da acessibilidade: a empresa precisa estar preparada para encontrar uma localização capaz de proporcionar a melhor experiência possível.

Por isso, ao buscar a localização do seu evento corporativo, pense em pontos que vão além do custo. A localização, por exemplo, deve ser acessível a todos: o convidado não deve depender de apenas um modal para chegar até a recepção de eventos.

Internamente, a mobilidade também deve ser considerada. Você não quer perder um convidado apenas por ele ter necessidades de mobilidade especiais, não é mesmo? Portanto, avalie se o ambiente está adaptado para cadeirantes ou qualquer pessoa com mobilidade reduzida.

Os equipamentos também devem ser considerados. Avalie como é a infraestrutura de rede sem fio, de energia elétrica, de refrigeração e de segurança. Assim, você pode evitar vários sustos antes, durante e após o evento.

2.4. Estabeleça parcerias de qualidade

A não ser que a sua empresa tenha todos os recursos internamente, ela precisará de fornecedores. Para que eles não atrapalhem os seus resultados, é importante fazer uma boa escolha. Ou seja, a valorização do custo-benefício deve ser o ponto-chave para o negócio fechar cada contrato do seu evento.

Por isso faça uma pesquisa completa de mercado para garantir que dos fornecedores de equipamentos de som à empresa que entrega tablets e roteadores, todos estarão dentro das suas expectativas e do seu orçamento. Nesse sentido, aliás, algumas perguntas podem ser utilizadas para orientar você. Entre as mais comuns, podemos apontar:

• entenda o perfil do seu evento;
• avalie exatamente o que você precisa;
• considere a disponibilidade do time de apoio do negócio;
• avalie, no caso de investimentos que envolvem a TI, pontos de segurança digital;
• busque o feedback de consumidores antigos.

Esses pontos dão mais confiabilidade para o investimento feito. Ou seja, a sua empresa conseguirá fechar um contrato alinhado com as suas expectativas. Dessa maneira, as chances de um prejuízo ocorrerem serão muito pequenas.

2.5. Divulgue o evento

A divulgação do evento é um ponto-chave para você ter muitas pessoas presentes. Mas, para que ela dê certo, a empresa deve fazer o investimento com cuidado. Isso só é possível se há bons conhecimentos sobre o público-alvo.

Por isso, assim que definir o evento, levante dados sobre o público-alvo. Avalie em quais canais ele se encontra e como ele pode ser atingido. Não se esqueça da linguagem utilizada nas peças de marketing: ela é fundamental para criar conexões com facilidade.

Um público mais jovem, por exemplo, é mais presente em redes sociais do que em canais offline. Por isso, anúncios direcionados devem ser priorizados. Isso garante mais chances de a pessoa certa saber do seu evento.

2.6. Gerencie as inscrições

O gerenciamento de inscrições é crucial para trazer uma boa experiência para o convidado do evento. Ele pode contar, aliás, com um grande apoio da tecnologia: soluções de gestão de convidados centralizam o acesso a informações e reduzem o uso de papel.

Sempre opte por mecanismos tecnológicos para fazer a gestão das inscrições. Isso não só torna o processo de cadastro dos clientes mais simples e ágil, mas também reduz os seus gastos com materiais e evita erros. Dessa maneira, os times poderão manter um foco ativo na entrega de resultados.

2.7. Otimize o credenciamento

O credenciamento é outra etapa que pode ser otimizada com o apoio de um app para eventos. Ferramentas de TI reduzem o tempo necessário para essa etapa do acesso ao evento que muitas vezes é vista com maus olhos pelos convidados. Não é a toa que muitas empresas focam em otimizá-la ao máximo.

Ferramentas que permitem o credenciamento por vias digitais tornam o fluxo de acesso ao evento mais ágil e preciso. Como consequência, os seus convidados poderão focar no que importa: estabelecer uma conexão profunda com a sua marca.

2.8. Desenvolva ações pós-evento

Assim que o evento acabar, o negócio deve ter ações para manter o convidado conectado a marca. Ações de marketing fortalecem a marca e geram vendas. Além disso, ampliam o nível de fidelização do cliente.

Sempre execute pesquisas para obter feedbacks e faça a oferta de produtos com descontos especiais. Isso pode melhorar a experiência dos clientes e atrair vendas. Ao mesmo tempo, dá mais dados para o negócio se posicionar de modo mais dinâmico e inteligente no futuro a partir da opinião dos seus convidados.

3. Como uma boa estratégia de gestão de eventos fortalece a sua marca?

Os eventos voltados para parceiros comerciais e clientes são uma ótima forma de fortalecer a sua marca. Vamos tomar como exemplo a área de tecnologia: os lançamentos de gadgets e novas versões de software são aproveitados por companhias como Apple, Microsoft e Samsung como uma forma de engajar clientes e parceiros comerciais.

Sempre que eles são realizados, essas companhias conseguem aumentar a sua presença no noticiário do setor e manter os seus clientes mais fiéis preparados para os novos produtos. O lançamento de serviços e mercadorias também gera mais competitividade: ao mostrar o que estará nas prateleiras em alguns meses, as companhias podem evitar que um consumidor migre para um concorrente e espere alguns meses para adquirir um produto de sua marca.

Ou seja, os eventos de tecnologia podem ser incorporados às suas estratégias para ampliar a presença que a marca tem no imaginário de seus clientes. Com eles, a empresa pode lançar produtos, fidelizar consumidores e ainda coletar dados relevantes para pensar o seu futuro. Tudo isso em um ambiente de contato direto com parceiros e consumidores, o que facilita a obtenção de feedbacks sobre o que foi feito.

Portanto, sempre é importante que o seu negócio considere a possibilidade de investir em um evento corporativo como uma forma de dinamizar as suas relações com clientes e parceiros. Bem feitos, eles poderão se tornar canais de comunicação da companhia com o mercado, além de um meio para gerar engajamento e reconhecimento da marca. Tudo isso contribui para manter o negócio mais competitivo e capaz de ampliar sua participação no mercado.

4. Por que eventos internos podem ser uma boa ideia?

Da mesma forma que a empresa pode realizar eventos para o público externo, ela também pode direcionar a sua atenção para aqueles que são focados na equipe de colaboradores. Eles são feitos para alinhar expectativas, identificar demandas e auxiliar os times a conhecerem novas ferramentas. Assim, o gestor consegue criar um ambiente de trabalho mais eficaz, em que todos podem contribuir de modo mais amplo na busca por resultados de ponta.

Se a empresa resolve criar um grande projeto, que envolva todas as equipes, por exemplo, ela pode utilizar um evento para alinhar todas as equipes. Isso reduzirá o tempo necessário para a empresa treinar as equipes e colocar todos alinhados. Ao mesmo tempo, reduz o gasto necessário para mudar a cultura do negócio, além de criar maior sinergia interna.

Em todo caso, a gestão de eventos será fundamental para o negócio. Ela deve ser pensada como um ativo estratégico para a empresa. Com ela, a companhia reduz riscos e maximiza os retornos obtidos com cada investimento.

Por isso não deixe de estruturar uma política de gestão de eventos focada no que há de mais moderno no mercado. Avalie tendências e novas tecnologias que possam ser incorporadas às suas abordagens. Desse modo, você sempre conseguirá manter bons resultados a partir de escolhas inteligentes e inovadoras.

Quer saber mais sobre como utilizar novas tecnologias e soluções para a sua gestão de eventos? Então, fale com a gente!