Como fazer inventário e gestão de ativos? Dicas de gestão!
A gestão de ativos de TI é o processo de rastrear, gerenciar e otimizar todos os ativos tecnológicos de uma empresa, como hardware, software, licenças, redes e dispositivos.
O objetivo é garantir que esses recursos sejam utilizados corretamente, alinhados com as necessidades da empresa e dentro dos limites orçamentários.
Esse processo envolve a criação de um inventário detalhado dos ativos, o monitoramento de seu ciclo de vida (desde a aquisição até o descarte), e a manutenção regular para evitar falhas.
A gestão de ativos de TI ajuda a empresa a maximizar o valor de seus investimentos em tecnologia, assegurando que os sistemas estejam atualizados, em conformidade com as regulamentações e otimizados para o desempenho.
Além disso, essa prática facilita a tomada de decisões estratégicas, pois oferece uma visão sobre a infraestrutura de TI, permitindo um planejamento melhor de compras, manutenção e atualizações de recursos tecnológicos.
E, claro, no artigo de hoje, a Tec Mobile falará mais sobre gestão de ativos de TI, vem conosco!
1. Crie um inventário detalhado de todos os ativos de TI
A criação de um inventário detalhado de ativos de TI é o primeiro passo para uma boa gestão. Esse inventário deve incluir todos os recursos tecnológicos da empresa, como hardware (computadores, servidores, roteadores), software (licenças, aplicativos) e dispositivos móveis.
Ao documentar esses ativos, a empresa obtém uma visão sobre os recursos disponíveis, facilitando o controle e a alocação dos mesmos.
O inventário também deve conter informações como data de aquisição, custo, localização, modelo, número de série e responsável pelo ativo. Além disso, o uso de etiquetas ou códigos de barras para identificar os dispositivos fisicamente simplifica o processo de rastreamento.
Manter esse inventário atualizado assegura que a empresa saiba o que possui e possa tomar decisões sobre compras, manutenção e substituição de equipamentos.
2. Classifique os ativos de acordo com a criticidade e uso
Após a criação do inventário, o próximo passo é classificar os ativos com base em sua criticidade e uso. Alguns ativos são mais importantes para a operação do que outros, como servidores que hospedam sistemas para o funcionamento da empresa.
Enquanto outros, como computadores usados em tarefas menos prioritárias, podem ter um impacto menor caso apresentem falhas.
A classificação dos ativos com base na criticidade ajuda a priorizar a manutenção e as substituições, além de orientar decisões sobre investimentos em atualizações ou melhorias.
Também é importante considerar o uso de cada ativo, identificando quais são os mais utilizados e quais podem estar subutilizados. Essa categorização permite uma melhor alocação de recursos, evitando o desperdício de ativos e garantindo que os dispositivos mais críticos recebam a atenção necessária.
Veja mais:
3. Estabeleça um ciclo de vida para cada ativo
Todo ativo de TI tem um ciclo de vida que inclui aquisição, uso, manutenção e descarte. Estabelecer um ciclo de vida claro para cada ativo ajuda a gerenciar melhor sua utilização ao longo do tempo. Portanto, inclui definir quando o ativo foi adquirido, qual é sua expectativa de vida útil e quando será necessário substituí-lo.
Esse processo permite que a empresa planeje com antecedência a compra de novos equipamentos, evitando surpresas com falhas repentinas ou obsolescência tecnológica.
Além disso, o ciclo de vida ajuda a identificar o momento ideal para realizar manutenções preventivas, prolongando a vida útil dos ativos e evitando gastos desnecessários com substituições prematuras. Ao monitorar esse ciclo, a gestão de ativos torna-se mais organizada e econômica.
4. Use ferramentas de software para gerenciar ativos de TI
O uso de ferramentas de software específicas para a gestão de ativos de TI pode simplificar consideravelmente o processo.
Esses softwares permitem monitorar todos os ativos de forma centralizada, registrando informações como licenças de software, histórico de manutenção e status de uso dos equipamentos. Com essas ferramentas, os gestores têm uma visão de todos os ativos em tempo real.
Além disso, as soluções de software oferecem automação de processos, como a geração de alertas quando uma licença está prestes a expirar ou quando um ativo precisa de manutenção.
Dessa forma, reduz o trabalho manual e minimiza o risco de erros humanos no controle dos ativos. Ferramentas de gestão de ativos também facilitam a criação de relatórios detalhados para auditorias e planejamento estratégico, oferecendo uma maneira de controlar o parque tecnológico da empresa.
5. Realize auditorias periódicas dos ativos
As auditorias periódicas asseguram que o inventário de ativos esteja atualizado e que os recursos tecnológicos da empresa estejam sendo utilizados da melhor forma. Durante essas auditorias, todos os ativos devem ser verificados fisicamente e comparados com os registros existentes no sistema de gestão de ativos.
Auditorias regulares também permitem avaliar se os ativos estão sendo utilizados de acordo com as políticas da empresa e se estão em conformidade com regulamentações de segurança e licenciamento.
Outro benefício das auditorias é a detecção de ineficiências, como o uso excessivo de determinados equipamentos ou a subutilização de recursos que poderiam ser realocados para outras áreas.
Ao realizar auditorias periódicas, a empresa garante que suas políticas de gestão de ativos estejam funcionando conforme planejado e que os recursos sejam utilizados da melhor forma possível.
Essas auditorias também oferecem insights sobre o estado atual dos ativos, ajudando a planejar investimentos futuros e a manter a infraestrutura de TI sempre atualizada e otimizada.
6. Controle as licenças de software e evite o uso indevido
A gestão de ativos de TI começa com o controle adequado das licenças de software. Muitas empresas enfrentam problemas com o uso indevido de licenças, seja por excesso de usuários ou por uso de softwares não licenciados, acarretando multas e penalidades legais.
Para evitar esses problemas, mantenha um inventário atualizado de todas as licenças adquiridas, assim como o número de usuários permitidos.
Softwares de gerenciamento de licenças podem ser utilizados para automatizar esse processo, garantindo que o uso esteja sempre em conformidade com os contratos firmados com os fornecedores.
Além disso, ao monitorar constantemente as licenças, é possível identificar softwares que não estão sendo utilizados, permitindo o cancelamento de assinaturas desnecessárias e a otimização de custos. O uso controlado de licenças também ajuda a evitar a instalação de softwares não autorizados, reduzindo riscos de segurança.
7. Implemente uma política de descarte seguro de ativos
Os ativos de TI, como computadores, notebooks, servidores e outros dispositivos, eventualmente se tornam obsoletos ou precisam ser substituídos. No entanto, o descarte inadequado desses equipamentos pode expor a empresa a riscos de segurança, uma vez que dados confidenciais podem ser recuperados de discos rígidos e outros componentes de armazenamento.
Para evitar isso, deve-se implementar uma política de descarte seguro de ativos. Essa política deve incluir processos claros para a eliminação de dados, como a utilização de software de limpeza de discos, destruição física de dispositivos de armazenamento ou o envio de equipamentos para empresas especializadas na destruição segura de hardware.
Na Tec Mobile, com o aluguel de equipamentos de informática, você não precisa se preocupar com o descarte, porque fazemos isso para sua empresa.
Além de proteger dados, essa política deve considerar o impacto ambiental, garantindo que o descarte de equipamentos siga normas ambientais e, sempre que possível, que os componentes sejam reciclados.
8. Monitore o uso de hardware e software para otimização
O monitoramento constante do uso de hardware e software é uma prática para a gestão de ativos de TI. Ferramentas de monitoramento permitem rastrear o desempenho de dispositivos e a utilização de softwares em tempo real, ajudando a identificar onde há sobrecarga ou subutilização de recursos.
Por exemplo, pode ser que alguns equipamentos estejam sendo subutilizados enquanto outros estão sobrecarregados, resultando em uma distribuição ineficiente dos recursos.
9. Defina responsáveis por cada ativo
Para garantir que os ativos de TI sejam bem gerenciados, atribua a responsabilidade por cada ativo a uma pessoa ou equipe específica. Cada dispositivo, software ou licença deve ter um responsável designado, que ficará encarregado de monitorar seu uso, manutenção e eventual substituição.
Ao definir responsáveis, as chances de que ativos sejam esquecidos ou mal utilizados diminuem, uma vez que há um ponto de contato claro para resolver questões relacionadas a cada item.
Além disso, a responsabilidade individual facilita o acompanhamento de problemas e assegura que todas as etapas do ciclo de vida do ativo, desde a aquisição até o descarte, sejam gerenciadas corretamente.
10. Utilize etiquetas e códigos de barra para rastreamento
A utilização de etiquetas e códigos de barras para o rastreamento de ativos de TI é uma prática altamente recomendada. Afinal, facilita o controle e a localização de equipamentos dentro da empresa, permitindo que a equipe de TI saiba exatamente onde cada ativo está localizado e seu status atual.
Essas etiquetas contém informações como número de série, data de aquisição e outros detalhes importantes, tornando a gestão do inventário mais prática.
Além de simplificar o processo de inventário, o rastreamento com códigos de barras ou QR codes pode ser integrado a sistemas de gerenciamento de ativos, permitindo a atualização automática de informações e a geração de relatórios detalhados sobre o uso e a manutenção dos ativos.
11. Automatize o processo de atualização de ativos
Automatizar o processo de atualização de ativos é uma prática para assegurar que todos os equipamentos e softwares da empresa estejam sempre atualizados e funcionando corretamente.
A automação permite que o processo seja realizado de maneira consistente, sem depender de intervenção manual, minimizando o risco de falhas ou esquecimentos.
Ferramentas de gestão de ativos podem ser programadas para realizar atualizações automáticas de software e firmware, além de emitir alertas quando determinado equipamento precisa de manutenção ou substituição.
Ao automatizar o processo, a empresa mantém seus ativos atualizados com as últimas correções de segurança e melhorias de desempenho e libera a equipe de TI para se concentrar em tarefas mais estratégicas.
Além disso, a automação garante que as atualizações sejam aplicadas de forma padronizada em toda a organização, evitando que dispositivos fiquem desatualizados e vulneráveis a falhas ou ataques cibernéticos.
12. Estabeleça uma política de manutenção preventiva
A manutenção preventiva é uma prática constante na gestão de ativos de TI, pois ajuda a evitar falhas inesperadas e prolonga a vida útil dos equipamentos.
Ao invés de reagir apenas quando um problema surge, a manutenção preventiva envolve a realização de verificações e ajustes regulares para certificar que os ativos estejam funcionando corretamente.
Uma política de manutenção preventiva deve incluir um cronograma para a inspeção e o cuidado de cada ativo, levando em consideração seu ciclo de vida, uso e criticidade para as operações da empresa.
Ao implementar uma política de manutenção preventiva, as empresas reduzem os custos associados a reparos emergenciais e tempo de inatividade não planejado.
13. Planeje a substituição de ativos com base na vida útil
Um dos maiores desafios na gestão de ativos de TI é saber quando substituir equipamentos e softwares. O planejamento da substituição de ativos com base na vida útil garante que os recursos tecnológicos sejam renovados no momento certo, evitando tanto a obsolescência quanto a substituição prematura.
Cada ativo de TI tem uma vida útil esperada, e deve-se monitorar seu desempenho ao longo do tempo. Equipamentos que já ultrapassaram essa vida útil podem começar a apresentar problemas, como lentidão, falhas de segurança e aumento no custo de manutenção. Por outro lado, substituí-los antes do tempo pode ser um desperdício de recursos financeiros.
Planejar a substituição de ativos envolve analisar o custo-benefício de mantê-los versus substituí-los, levando em consideração os custos de manutenção, desempenho e segurança.
14. Integre a gestão de ativos de TI com outros sistemas da empresa
A integração da gestão de ativos de TI com outros sistemas empresariais é uma prática recomendada para melhorar o controle sobre os recursos tecnológicos.
Ao integrar a gestão de ativos com sistemas de ERP (Enterprise Resource Planning), por exemplo, a empresa automatiza processos financeiros relacionados à aquisição, manutenção e substituição de ativos.
Essa integração também facilita o rastreamento de ativos em tempo real e permite que diferentes departamentos, como financeiro e compras, tenham acesso a informações precisas sobre o estado e a utilização dos recursos de TI.
15. Conheça Tec Mobile para gestão de ativos por meio da locação
A Tec Mobile oferece uma solução para empresas que desejam gerenciar seus ativos de TI de forma flexível e econômica por meio da locação de equipamentos.
Em vez de investir grandes somas na aquisição de hardware, como computadores, notebooks, tablets e celulares, as empresas optam pelo aluguel, possibilitando manter seus equipamentos sempre atualizados, sem os custos de depreciação e manutenção.
Com a Tec Mobile, a gestão dos ativos de TI se torna mais simples, já que nossa empresa se responsabiliza por suporte técnico, manutenção e atualizações, permitindo que as empresas foquem em suas operações principais.
A locação também oferece maior flexibilidade, pois permite ajustar o número de equipamentos conforme as necessidades da empresa mudam, seja para expansão temporária de equipe ou para períodos sazonais de alta demanda.
E então, mais alguma dúvida de como fazer gestão de ativos de TI?
