Como funciona a gestão de ativos de TI?

Como sabemos, acompanhar a gestão de ativos de TI utilizados em seus negócios é muito importante para qualquer empresa.

Mas hoje, o rastreamento manual de ativos está se tornando muito difícil e demorado devido à natureza complexa de tudo que envolve a tecnologia da informação. Além disso, há muitas chances de discrepâncias no processo manual.

Assim, as ferramentas de gestão de ativos de TI ajudam as empresas a gerenciar seus equipamentos, softwares, e outros componentes de forma mais eficaz.

Para detalhar como funciona a gestão de ativos de TI, preparamos o artigo abaixo, no qual apresentamos também os principais tipos, e como você pode aplicar esse processo no seu negócio. Confira!

O que é a gestão de ativos de TI?

A gestão de ativos de TI, ou ITAM (IT Asset Management) é um processo de negócios que garante o rastreamento adequado de todos os ativos de TI utilizados na empresa.

Este processo envolve a manutenção, atualização, gestão, contabilidade, entre outros, até a alienação dos ativos. Em palavras mais simples, a gestão de ativos de TI ajuda a rastrear os ativos valiosos, itens tangíveis ou intangíveis em sua empresa.

No ciclo de vida de qualquer negócio, o gerenciamento desempenha um papel vital na tomada de decisões para maximizar o retorno do investimento em todos os ativos.

Em outras palavras, o ITAM às vezes é chamado de Gerenciamento de Inventário de TI, pois é o processo de rastreamento de detalhes do inventário de software e hardware na empresa.

O ITAM se torna mais eficaz à medida que usa registros eletrônicos e metadados para rastrear ativos de TI. Os metadados descrevem ativos tangíveis e intangíveis, ou seja, ativos de hardware e software, e fornecem as informações de suporte necessárias para as decisões da gestão.

Quais são os tipos de gestão de ativos de TI?

Os quatro tipos principais de opções de gestão de ativos de TI incluem o seguinte:

Gerenciamento de ativos de hardware e software

Nesse tipo de estratégia, a TI possui uma plataforma que se concentra exclusivamente em entregar o gerenciamento de hardware de TI, como dispositivos terminais, dispositivos móveis, servidores, estações de trabalho e qualquer software em uso.

Gerenciamento de ativos na nuvem

Uma ferramenta de gerenciamento de ativos em nuvem se concentra no suporte ao gerenciamento de serviços de ativos em nuvem da Amazon, Microsoft, Google ou outros provedores de serviços em nuvem.

Gestão de ativos digitais

As ferramentas de gerenciamento de ativos são usadas principalmente por empresas que gerenciam conteúdo digital para rastrear licenciamento, formatos, metadados e outros atributos. Essas ferramentas fornecem recursos e funcionalidades não encontrados em outros produtos.

Gestão de ativos fixos

Essas ferramentas rastreiam ativos, incluindo mesas, impressoras, gabinetes de rede, unidades de CA da sala de servidores e quaisquer outros ativos de TI fixos no ambiente.

Quais os principais benefícios?

A capacidade do ITAM de promover insights mais profundos sobre os ativos de TI de sua empresa pode ajudar os executivos de TI a visualizar o ROI dos ativos de TI. Ao mesmo tempo, fornecer dados a outras partes interessadas importantes sobre como esses ativos beneficiam diretamente as metas de negócios da empresa.

Os funcionários de uma empresa são considerados os clientes da gestão de ativos de TI. E uma estratégia de ITAM bem-sucedida preencherá a lacuna entre os requisitos de tecnologia e as necessidades de negócios, garantindo que todos na organização trabalhem em direção aos mesmos objetivos organizacionais.

Além disso, uma estratégia de ITAM bem-sucedida requer um inventário de TI completo que dê às empresas uma visão rápida de todos os ativos de TI da empresa.

Isso inclui data centers, software, hardware, ativos móveis e em nuvem, redes, estações de trabalho de funcionários ou usuários e qualquer outra tecnologia de negócios.

Os principais objetivos do ITAM são:

• economizar dinheiro por meio do rastreamento de ativos
• ter mais controle sobre o ambiente de TI da empresa
• trazer mais organização ao gerenciamento do ciclo de vida de TI
• reduzir o desperdício e o descarte de ativos de TI

Quais as melhores práticas para a gestão de ativos de TI?

As empresas há muito tentam criar sistemas centralizados para gerenciar ativos de TI, que incluem não apenas hardware, software, redes e serviços, mas também dados de funcionários e clientes.

Embora não seja viável ter esse nível de controle sobre seu ambiente de TI, o ITAM adequado pode ajudar sua empresa a se aproximar desse ideal e manter o controle dos investimentos em TI. Isso simplifica o gerenciamento de orçamentos de tecnologia, dados de usuários, relatórios analíticos e qualquer informação relevante sobre os ativos de TI da empresa.

Processo do programa

Ao centralizar o gerenciamento de ativos de TI em todas as fases do ciclo de vida, as empresas podem desenvolver um programa contínuo projetado para dar suporte contínuo a todas as atividades de TI relevantes na organização.

Gerenciamento de políticas

Todas as políticas devem ser definidas, estabelecidas e aplicadas na iniciativa ITAM, bem como para os próprios ativos de TI. Essas políticas precisam ser claras e facilmente compreendidas pelos funcionários e todos os principais interessados.

Gestão da comunicação e educação

Um ambiente cultural que apoie a educação, conscientização e treinamento contínuos em torno das políticas do ITAM é essencial. Isso também ajuda as empresas a planejar o gerenciamento de mudanças necessárias que precisará ocorrer em toda a empresa.

Gerenciamento de projetos

O ITAM requer um gerenciamento de projetos forte para garantir que as iniciativas sejam organizadas, eficientes e eficazes. O gerenciamento de projetos também ajuda as empresas a reunir os recursos necessários para implantar e manter ativos de TI.

Gerenciamento de documentação

A documentação relacionada ao ativo de TI deve ser organizada e mantida durante todo o ciclo de vida do ativo de TI. Isso inclui comprovantes de compra, licenças de software, certificados de autenticidade e qualquer outra documentação relevante.

Gerenciamento financeiro

O gerenciamento de ativos financeiros de TI é a espinha dorsal para a economia em seu programa ITAM, desde o orçamento até a reconciliação de faturas. Por isso, é importante manter o foco no orçamento, reconciliação de ativos fixos, estorno, reconciliação de fatura, previsão, preparação de auditoria financeira e faturamento se você deseja que sua estratégia de ITAM seja bem-sucedida.

Gerenciamento de fornecedores

Manter-se atualizado sobre fornecedores terceirizados é uma parte essencial do ITAM. Você deve estabelecer um protocolo de comunicação documentado e construir uma biblioteca de interações.

Gerenciamento de aquisição

As empresas devem reunir requisitos para ativos de TI antes de serem adquiridos ou implantados. Neste estágio, você deseja ter uma compreensão clara de todas as políticas, padrões e processos de ciclo de vida relevantes para seus ativos de TI.

Identificação de ativos

Cada ativo de TI individual deve ser identificado e localizado e colocado em um sistema de gerenciamento de ativos que facilite a localização rápida de todos e quaisquer ativos de TI para que possam ser chamados conforme necessário.

Gerenciamento de descarte

Em algum momento, a maioria dos ativos de TI se tornará redundante, desatualizada ou quebrada e sua organização precisará de uma estratégia de como descartar esses ativos. Você precisará considerar backups, realocar software, gerenciar dados, segurança da informação e mitigar quaisquer riscos associados ao descarte.

Quando devemos fazer a mudança?

A realidade da tecnologia é que tudo acabará por ficar desatualizado. Hardware degrada, suporte de software diminui e novos avanços continuamente fazem a tecnologia de ponta parecer um ábaco antigo.

O sucesso geralmente vem da antecipação da necessidade e da preparação para ela com antecedência.

O setor de tecnologia gosta muito de manter seus clientes a par dos novos avanços que estão chegando. Isso torna o aspecto de tempo do gerenciamento de ativos de TI um tanto previsível.

Observe o hardware e o software atuais que sua empresa usa. Em seguida, analisar os tipos de ganhos que você pode obter com a atualização é uma parte essencial do ITAM. Considere, por exemplo:

• Fazer uma grande atualização de hardware pouco antes do lançamento de uma atualização de produto pode resultar em um gasto significativo de dinheiro da sua empresa em máquinas que ficam quase imediatamente obsoletas.
• Por outro lado, a mais nova tecnologia pode não valer o aumento de preço se os modelos mais antigos também servirem à empresa.
• O Outsourcing de TI é o melhor de dois mundos, já que por meio da locação de ativos de TI, é possível ter sempre o que há de mais moderno, sem grandes gastos como no caso da compra.

Nesse sentido, vemos que a gestão de ativos de TI é fundamental para termos noção exata de quais ativos de tecnologia temos em nossa empresa. E também é essencial para sabermos qual o momento exato da atualização.

Dessa forma, a locação de equipamentos pode ser uma ótima alternativa para o empreendedor que deseja ter sempre equipamentos modernos, mas não quer desembolsar grandes somas de dinheiro com a compra.

A boa notícia é que aqui na Tec Mobile somos referência em outsourcing de TI, atendendo clientes de todo o Brasil com o que há de mais moderno em equipamentos e soluções.

Isso permite que você mantenha seus ativos de TI sempre atualizados com as novas tecnologias, e caso precise de substituição ou manutenção, tenha o suporte técnico necessário.

Por fim, esperamos que tenha compreendido como funciona a gestão de ativos de TI, e quais os benefícios para sua empresa. E para aprofundar ainda mais seu conhecimento, confira também nosso artigo “Locação de computadores e celulares para empresas vale a pena em 2022?”.