O que é um evento híbrido e quais as suas vantagens?

As tecnologias de comunicação e as redes sociais mudaram os formatos dos eventos e com isso criaram novas oportunidades. Dizer que as distâncias foram encurtadas seria modéstia. Elas foram praticamente eliminadas! De um modo tal, que o local de encontro de um palestrante hoje é irrelevante. Ele pode estar no conforto de um hotel em Beijing e falar para uma plateia cheia de um auditório em Manaus, sem qualquer perda na comunicação.

Nesse sentido, se o ano de 2020 trouxe uma certeza é que os eventos, os lançamentos, conferências, shows, aulas e palestras virtuais vieram para ficar. Por isso, aprender o que é um evento híbrido e investir nele se tornou uma urgência e você deve estar ciente disso. Mas, se não estiver, esse artigo é perfeito para você!

Saiba o que é um evento híbrido e como ele funciona

Em linhas gerais, o evento híbrido consiste em uma ocasião que pode ocorrer em duas etapas, uma física e outra virtual. Um segundo formato é possível quando uma mesa-redonda presencial conta com uma fala virtual de um dos convidados ou palestrantes. Enfim, o evento híbrido é aquele que utiliza de meios digitais para criar uma dimensão remota, parcial ou inteira, de um evento.

Ato contínuo, o evento híbrido para funcionar necessita de uma conexão estável e segura com a Internet. Além disso, é fundamental equipamentos que estejam em boas condições e com as configurações adequadas para o objetivo almejado. Por fim, será necessária uma plataforma de sua preferência que permita a realização de conferências virtuais.

Confira as três principais vantagens de um evento híbrido

1.  Melhor custo-benefício

O evento híbrido tem, por excelência, menores custos. Como ele pode ser parcial ou totalmente virtual, os gastos com equipe, segurança, aluguel do espaço, limpeza, kits de credenciamento e até o coffee break são eliminados do orçamento. Portanto, no caso de um planejamento financeiro apertado, organizar um evento online é também uma estratégia elegante para reduzir os custos do seu projeto.

Outro ponto atraente da relação custo-benefício é o alcance potencial desse tipo de evento. Como a limitação espacial deixa de ser um obstáculo, é possível aumentar e atingir um público interessado maior. Sem que isso se torne um problema para a experiência dos convidados e clientes, como em casos de auditórios ou instalações com limite fixo de pessoas.

2.  Sustentabilidade

O evento híbrido também traz uma dimensão ética importante. Em virtude de sua dimensão virtual, ele promove menos desperdícios e menos consumo de materiais como copos descartáveis, papel, plástico e materiais não biodegradáveis. Digamos, portanto, que é uma forma mais limpa e consciente de reunião.

3.  disponibilidade do conteúdo após o evento

Apesar da possibilidade de gravação presencial, o evento híbrido facilita e muito disponibilizar e compartilhar o conteúdo do evento após seu acontecimento. Há plataformas feitas com o objetivo de sustentar conferências virtuais e reuniões de trabalho com qualidade que permitem a gravação em tempo reunião de todo o conteúdo debatido ou apresentado.

Isso facilita e agiliza o repasse do material, além de estender o potencial de impacto e repercussão ao tornar o evento reprodutível, digamos. Pois, assim, o material pode ser baixado diretamente pela pessoa que o desejar. Sem dúvidas, a caixa de e-mails do suporte ou recepção de sua empresa ficará, no mínimo, aliviada com essa notícia.

Aprenda como organizar um evento híbrido

No entanto, o fato de ser virtual não significa que o planejamento e uma estrutura de confiança sejam indispensáveis. O evento híbrido exige uma boa comunicação com o público, com os convidados e palestrantes e, sobretudo, bons equipamentos com um bom serviço de suporte técnico. Não se esqueça, nesse tipo de ocasião, tudo depende da Internet e do bom funcionamento dos equipamentos digitais.

1.  defina seus objetivos e público-alvo

Esse item é crucial, pois a clareza na comunicação se torna ainda mais sofisticada em razão da distância. Por isso, é importante definir de modo pragmático qual o objetivo principal do evento e quem ele deve alcançar.

Feito isso, defina o público-alvo do seu evento. A quem você e sua equipe se dirigirá. É a partir disso que o segundo item desse tópico poderá ser atendido de maneira satisfatória. Pois, sabendo com quem você está falando, você saberá qual estratégia de comunicação e de divulgação assumir.

2.  faça uma boa divulgação

A divulgação é importante para qualquer tipo de evento e pode parecer um ponto óbvio. Mas, quando o assunto é evento híbrido e à distância uma divulgação precisa é condição sine qua non. É fundamental que seu público entenda o valor que aquele evento tem e deseja entregar.

Portanto, invista nas redes sociais, em questionários e no uso sóbrio e cordial de listas de e-mails. Os veículos tradicionais de comunicação são importantes, é claro, mas é fundamental que sua empresa se adeque à linguagem das redes sociais. A depender do objetivo do seu evento, procure por influenciadores digitais da sua área e considere o envio de press kits como uma das estratégias de divulgação.

3.  garanta uma infraestrutura de qualidade

Apesar dos eventos híbridos permitirem que os palestrantes, convidados e o próprio público participe e assista ao evento do conforto de suas casas ou escritórios, isso não exclui a necessidade de uma infraestrutura de confiança e de qualidade.

Visto que organizar um evento online garante um excelente custo-benefício, considere investir um pouco mais nos equipamentos e no suporte técnico. Há, inclusive, empresas que fornecem equipamentos digitais acompanhados de uma série de vantagens como uma equipe técnica especializada à disposição durante 24 horas.

Além disso, elabore uma ambientação atraente. Um fundo decorado pode cativar o público e promover o engajamento, seja com comentários ou compartilhamentos nas redes sociais. Esses pequenos detalhes têm o poder de elevar ainda mais o retorno e o impacto do seu evento. Não se esqueça disso!

O evento híbrido é a oportunidade para alcançar o seu público

Há dimensão virtual pode ter o ponto negativo da distância. Ainda assim, em face das diversas vantagens do evento híbrido, esse ponto fica em um segundo plano ou é esquecido.

A praticidade, o custo-benefício, a capacidade de alcance e de mobilização, além, claro, do encurtamento da distância, fazem do evento híbrido uma opção atraente, moderna e incontestável.

Portanto, para promover uma boa experiência para os seus convidados, público e clientes ao longo de um evento híbrido, garanta que os equipamentos utilizados estão em boas condições e configurados corretamente. É fundamental também que uma equipe técnica especializada esteja de prontidão em face de qualquer imprevisto. O importante é que, seja qual for o evento, a experiência do público e dos clientes seja plena e enriquecedora! Só assim você promoverá um evento de sucesso!

Gostaria de saber mais sobre evento híbridos e a infraestrutura necessária para um evento de sucesso? Entre em contato com a equipe da Tec Mobile agora mesmo!