Como escolher os melhores equipamentos para eventos corporativos?

Atualmente, seja qual fora natureza de um evento, há grandes chances de a tecnologia estar presente — e isso é mais que fundamental. Contar com ferramentas de qualidade e um suporte técnico especializado em equipamentos para eventos corporativos, portanto, é indispensável!

Bons equipamentos não têm apenas um melhor desempenho: também oferecem uma acessibilidade prática e transparente ao usuário. Ao longo de um evento, esses atributos se tornam fundamentais para o sucesso da ocasião.

Para que tudo ocorra dentro do planejado e que o cronograma seja cumprido com exatidão, garanta boas ferramentas para o seu evento. Confira as dicas que listamos neste post e saiba como escolher os melhores equipamentos!

Saiba quais são os equipamentos para eventos corporativos

Antes de escolher a marca ou o modelo dos recursos tecnológicos do seu evento, é importante incluir no planejamento aqueles que serão, de fato, necessários. Podemos dizer de antemão que não são poucos, mas atenha-se ao essencial.

A depender do porte do evento, o uso de equipamentos começa pela portaria, com Uok Toks, por exemplo. Se houver uma lista de convidados, tablets ou laptops podem vir a calhar na recepção. No caso de credenciamento, impressoras, computadores, telefones e tablets são indispensáveis.

Para as apresentações, equipamentos de gravação e reprodução de som, como microfones, fones de ouvido, mesa e caixas de som devem estar na lista. Além, é claro, dos computadores, de um telão e do projetor. Talvez, para melhor experiência dos convidados ou inscritos, fornecer tablets ou pendrives seja uma boa escolha.

Como você pode ver, existe uma gama de equipamentos para eventos corporativos que são cruciais para o sucesso e a satisfação do público. Agora que você sabe quais são as ferramentas inclusas no planejamento da ocasião, confira como garantir a qualidade e o pleno funcionamento delas ao longo do cronograma.

Pesquise modelos de confiança e não se esqueça que o barato pode sair caro

A melhor maneira de certificar que os equipamentos são de qualidade e de confiança é realizando uma profunda pesquisa das ofertas disponíveis no mercado. A saída mais segura é optar por marcas tradicionais, mas que, em compensação, podem ter um preço elevado.

Seja como for, um evento não é o momento de arriscar. Opte pelo melhor custo-benefício dentro daquilo que fornece segurança e agilidade para a sua equipe. Ter os equipamentos como um dos elementos de maior investimento do seu orçamento é sinal de retorno e de sucesso, não duvide disso!

Invista em mão de obra qualificada

Imprevistos e falhas de fabricação acontecem, infelizmente. Diante disso, a presença de técnicos especializados é extremamente importante. Esses profissionais são capazes de identificar e solucionar um problema com mais agilidade, segurança e eficiência.

Caso contrário, membros da equipe de organização do evento podem ficar sobrecarregados e se distrair com atividades que não são fundamentais para a plena execução do planejamento.

Imagine que o equipamento de som, na hora do evento, não emite som. Um dos organizadores, após a equipe fazer algumas tentativas malsucedidas, levanta-se e vai até o foco do problema para ajudar. Enquanto isso, a plateia aguarda, com sorrisos amarelos estampados nos rostos. E agora?

Assim como os equipamentos para eventos corporativos são indispensáveis, o suporte técnico qualificado também é. Não vale a pena economizar nesse aspecto, pois o evento pode ser um barco velejando em direção ao desastre.

Não abra mão da tecnologia

Talvez, a saída seja realizar o credenciamento à mão, certo? Afinal, se você eliminar o problema, tudo certo, não é? Não! Abrir mão da tecnologia produz um efeito em cascata da seguinte maneira:

• demora e formação de filas;
• perda de agilidade e produtividade de equipe;
• maior taxa de erro e equívocos;
• impacto negativo na imagem da empresa.

O evento é o momento certo para demonstrar como uma empresa é eficiente e profissional. Adotar mecanismos antiquados e ultrapassados surtirá justamente o efeito contrário, portanto, invista em tecnologias que não podem ser evitadas de qualquer maneira.

Defina qual é o melhor custo-benefício

Com tantas variáveis, você já deve estar preocupado com o orçamento exigido pelo evento ideal para a sua empresa. Uma das estratégias para escolher os melhores equipamentos para eventos corporativos é uma atenciosa análise de custo-benefício.

Ao fazê-la, gastos excessivos com materiais e pessoal são evitados. Além disso, formas mais eficazes de logística podem surgir diante desse problema. Por exemplo: com tantos critérios a serem atendidos e geridos, não seria a terceirização de certas etapas uma excelente decisão?

O suporte técnico poderia ser externo. Isso seria um alívio enorme para a folha de pagamentos do seu negócio e uma preocupação a menos para a sua equipe durante o evento.

Outra solução interessante e largamente adotada no mercado é o aluguel de equipamentos digitais. Com a locação de dispositivos eletrônicos, o investimento tende a ser menor. Continue a leitura e veja o que esperar do fornecimento de equipamentos.

Certifique-se de que os prazos serão cumpridos

O processo de aluguel de equipamentos é simples: você escolhe os modelos, o número de equipamentos, o plano e aguarda a entrega. Não se esqueça de informar ao fornecedor quais são os prazos do evento. De preferência, defina a entrega dos equipamentos com pelo menos 24 horas de antecedência.

Além disso, procure um serviço de aluguel de equipamentos para eventos corporativos de confiança e de qualidade. Questione sobre o suporte técnico, sobre a atualização e configuração dos aparelhos, sobre a disponibilidade de entrega, assim como outros atributos das ferramentas.

Saiba agora o que define um bom serviço de aluguel de equipamentos e quais são os benefícios

O aluguel de equipamentos é uma excelente estratégia para reduzir os gastos na hora de escolher o melhor equipamento para eventos corporativos. Além de eliminar os gastos com a aquisição dos recursos, desonera a sua folha de pagamentos referente ao suporte técnico.

Isso é possível porque uma empresa de aluguel de equipamentos de sucesso, como a Tec Mobile, garante os melhores dispositivos e a disponibilidade de suporte técnico durante 24 horas.

Ao alugar os equipamentos, o espaço de armazenamento, a taxa sobre patrimônio e o custo de manutenção e de troca dos dispositivos são todos subtraídos do orçamento do seu negócio. Organizar e produzir eventos de sucesso se torna mais barato, mais ágil e mais eficaz.

Você deseja a melhor estrutura para o seu evento? Entre em contato com a Tec Mobile e solicite seu orçamento!