5 dicas para você fazer a digitalização de processos sem erros

Você sabe o que é digitalização de processos? Essa estratégia é uma forma que muitas empresas têm escolhido para aumentar sua eficiência e diminuir os erros.

Entretanto, para que tudo aconteça conforme o desejado, alguns passos devem ser tomados. Caso contrário, o que poderia ser um benefício para seu negócio, pode se tornar uma grande dor de cabeça.

Neste texto, você verá tudo que precisa para executar a digitalização com qualidade. Quer saber como? Continue a leitura!

O que é digitalização de processos?

Processos digitais são aqueles que não utilizam papeis, como processos, petições, sentenças, despachos, assinaturas de contratos, check-in de eventos corporativos etc. Na prática, tanto a comunicação, quanto armazenamento e disponibilização desses documentos acontecem por meio eletrônico.

A grande mudança está na ausência de papel. Assim, as pessoas podem assinar, verificar e consultar cada processo sem a necessidade de procurar um determinado papel.

Com isso, a empresa ganha em produtividade, uma vez que tudo pode ser acessado mais rapidamente. Além disso, os erros são minimizados, já que esses papeis podem sumir ou apresentarem rasuras.

O que é um processo eletrônico?

Com a digitalização, o documento é mantido em forma eletrônica, sem precisar ser impresso ou assinado a mão para que seu valor legal seja reconhecido. A forma mais comum para fazer isso é a partir de uma assinatura digital.

A assinatura digital é um documento legal que substitui a coleta de assinaturas manuais. Dessa maneira, evita que documentos físicos sejam emitidos e substituídos, sem fazer com que o processo perca sua validade jurídica. Ou seja, a solução é plenamente aceita.

Uma assinatura digital funciona a partir de tecnologia de criptografia que confere se o autor (que tem uma chave privada) é quem diz ser. Além disso, verifica se todo o documento continua intacto, ou seja, íntegro, depois de ter sido assinado.

Dessa maneira, o processo de assinatura digital é ainda mais seguro, se comparado aos que acontecem com os documentos físicos.

Quais são as 5 melhores dicas?

Veja agora quais são as melhores dicas para executar o processo de digitalização na sua empresa.

1. Analisar a realidade da sua empresa

Embora a digitalização de processos seja interessante para a maioria das empresas, o primeiro fator a ser analisado é a realidade da instituição. Como o processo muda radicalmente a forma com que os documentos são gerados, exibidos, disponibilizados e armazenados, é fundamental que isso aconteça sem percalços no caminho.

Por isso, pergunte-se qual é a necessidade de adoção para sua empresa. É para diminuir custos? Para não depender de papel? Para ter mais segurança em transações digitais?

Com essas respostas em mente, você terá mais segurança para desenvolver sua estratégia.

2. Defina uma estratégia

Como você viu, a implementação pode ser complexa de acordo com o tamanho da empresa. Por isso, defina uma estratégia que contemple quais ferramentas serão utilizadas, como eles mudarão o sistema de documentos e quais passos a empresa deverá dar para que a digitalização seja completa.

É importante, para tanto, contar com instituições que sejam especializadas em digitalização e automatização de processos. Dessa forma, sua empresa estará mais próxima de praticar as melhores ações do mercado e fazer uma estratégia eficiente para que a execução seja da melhor forma possível.

Estude também qual será a infraestrutura e equipamento necessário, como tablets ,para assinaturas, com o intuito de que o processo aconteça da forma mais otimizada possível.

Entretanto, de nada adianta ter uma boa estratégia se os seus colaboradores não a entenderem ou não forem treinados. Veja como resolver isso.

3. Treine seus colaboradores

Depois de definir a estratégia, o próximo passo é trabalhar a ideia com os colaboradores. Mostre quais são as vantagens competitivas que a empresa terá, bem como os benefícios diretos para cada um deles. Faça questão de mostrar a estratégia e dizer que eles são fundamentais para ela seja bem sucedida.

Também faça questão de mostrar que nenhum colaborador será deixado para trás no processo. Muitas vezes, eles ficam ansiosos, acreditando que não conseguirão atingir os novos objetivos da empresa ou que serão demitidos.

Para evitar isso, em cada etapa avançada, os colaboradores devem receber o treinamento adequado. Tanto para manusear as ferramentas quanto para implementar uma cultura digital.

4. Invista no controle da qualidade

É importante que os processos mais relevantes para a empresa passem por controle de qualidade e auditorias. Quando se trata de processos e documentos, isso se torna ainda mais relevante, uma vez que erros podem ter custos elevados para a empresa e para a marca.

Dessa forma, crie um setor que é responsável por certificar que tudo estará de acordo com as determinações legais e internas (desenvolvidas na fase de elaboração da estratégia).

Além disso, o controle de qualidade é responsável por dar feedbacks para que melhorias contínuas aconteçam e amadureçam ainda mais o sistema implementado.

5. Elabore um cronograma

O cronograma é fundamental que a digitalização de processos aconteça de forma suave e progressiva. É dessa forma que a empresa poderá determinar quando cada fase evoluirá, quais serão os treinamentos necessários e o que se esperará dos setores e dos colaboradores.

Mais que isso, é importante para que a empresa saiba quanto gastará em cada parte do cronograma, evitando que aconteçam atrasos ou ausência de recursos financeiros para continuar a implementação.

Cada etapa deve ser acompanhada dos responsáveis pela execução e controle das atividades que serão prestadas. Dessa forma, as informações ficam centralizadas, além de ser mais fácil corrigir problemas que apareçam no caminho.

Agora que você sabe como acontece a digitalização de processos, é hora de começar a pesquisar como você executará a sua. Além de contar com uma equipe especializada em digitalização de processos, conte com empresas que tenham experiência em fornecer equipamentos digitais. Assim, você terá uma preocupação a menos para lidar.

Por fim, lembre-se de que a digitalização de processos é uma parte de um objetivo maior. Você quer que sua empresa seja mais moderno e consiga mais mercado? Você deseja que a transformação digital ajude a conseguir novos clientes? Responder a essas perguntas aproxima sua empresa de atingir os objetivos centrais do negócio.

Você gostou deste texto? Então, comente agora mesmo e conte como tem sido a sua experiência com digitalização de processos na sua empresa. Queremos muito ler suas dificuldades e saber quais resultados foram obtidos.