Dificuldades da produção de eventos (e como superá-las)

Está trabalhando com a produção de eventos? Então, não dá para simplesmente cruzar os dedos e torcer para que tudo dê certo. Quem trabalha nessa área sabe bem a importância do planejamento, da organização e de parcerias eficientes para fazer tudo acontecer.

Pequenas falhas no planejamento da sua empresa podem fazer com que o resultado não seja positivo, diminuindo a satisfação dos participantes, bem como a adesão deles com as programações realizadas.

Quer saber o que fazer? Então, em nossos anos de experiência no segmento, conhecemos de perto as dores de cabeça da produção de eventos, mas também tiramos grandes lições. Por isso, compartilharemos com você os principais problemas encontrados na produção de eventos e como vencê-los. Vamos lá!

9 grandes problemas que você pode evitar na sua produção de eventos

Vários problemas podem dificultar o andamento do seu evento, bem como a obtenção dos resultados esperados. Veja agora, então, quais são os principais e aprenda a lidar com eles!

1. Fornecedores atrasados e ineficientes

Fornecedores podem ser um elemento crucial para o sucesso (ou o fracasso) durante a produção de eventos, já que elementos essenciais como o buffet, a decoração e os equipamentos de segurança dependem desses profissionais.

Por isso, antes de tomar qualquer decisão, é importante listar no mínimo três opções e fazer comparações, como o valor cobrado, tempo de execução e reputação (que pode ser avaliada a partir da quantidade de reviews positivas que a empresa recebeu no Facebook ou no Google, por exemplo).

Com essas informações em mãos, fica muito mais fácil comparar qual empresa tem as condições certas para a data, porte e capacidade de orçamento do seu evento.

Outra dica importante é manter sempre a segunda e terceira opção de fornecedor em mãos, caso aconteça algum problema e a empresa escolhida falhe nas entregas.

 2. Falta de envolvimento do cliente

É comum que alguns clientes queiram fazer parte de cada detalhe da organização, fiscalizando o planejamento e desenvolvimento de perto. Por outro lado, alguns deixam todas as decisões nas mãos do profissional, que fica sem informações suficientes e acaba tendo que “adivinhar” o que o cliente quer.

Existem alguns truques de relacionamento que podem fazer com que até o mais desapegado dos clientes esteja envolvido nas decisões mais importantes.

• Seja amigável: parece óbvio, mas muito produtores de eventos ainda acreditam que ser invasivo é a forma de conseguir a atenção do cliente. Pelo contrário, isso pode fazer com que ele fuja cada vez mais das reuniões e conversas.
• Estabeleça a comunicação durante a contratação: avise, desde o primeiro encontro, quantas vezes e com qual frequência você precisará entrar em contato com o cliente. Pode ser difícil prever quando esses contatos serão necessários, mas pré-estabelecer uma frequência faz com que seu cliente seja mais receptivo.
• Planeje reuniões conclusivas: reuniões presenciais são um ponto crucial para a organização do seu evento. Para otimizar a produtividade durante esses encontros, planeje com antecedência quais são as perguntas importantes e faça com que o cliente tenha a sensação de que esses momentos são produtivos e bem-sucedidos.

3. Equipe despreparada

Apesar de importantes, o sucesso do seu evento não depende só dos fornecedores e do seu cliente. Uma equipe desmotivada e desanimada pode muito bem fazer com que os convidados se sintam desconfortáveis ou mal atendidos, diminuindo a qualidade das programações.

Vale a pena investir em equipes bem treinadas que, de preferência, já tenham experiência no modelo de evento que você está produzindo. Elas devem estar prontas para agirem caso algo aconteça de maneira diferente do previsto.

Com a orientação rápida, os participantes estarão mais contentes e seguros, mesmo que alguma confusão aconteça, já que serão rapidamente resolvidas. E claro, lembre-se também de estabelecer uma comunicação amigável e eficiente com todos!

4. Dificuldade de adequação ao orçamento

Lidar com um orçamento apertado é um problema clássico (e frequente) durante a produção de eventos. Existem diversas soluções mais em conta no mercado de eventos, mas a verdadeira dificuldade pode ser convencer o seu cliente a aceitá-las, ou fazê-lo entender o que está fora dos limites de custo planejados.

Manter o diálogo aberto também é importante para lidar com esse tipo de problema. Além disso, tente sempre trazer algo novo (e que caiba dentro do orçamento) para cada coisa que não poderá ser realizada.

Por isso, o planejamento é fundamental. A partir dele você pensará nas melhores formas de agradar os participantes sem comprometer os recursos disponíveis. Caso contrário, vários problemas podem acontecer de última hora e comprometer a realização do evento.

5. Defeitos nos equipamentos

Testar todos os equipamentos com um dia de antecedência é essencial para que tudo dê certo. Mesmo assim, nenhum produtor de eventos está livre de defeitos técnicos. O que vai te salvar nessas situações são equipamentos reserva.

Outra forma de evitar quase que 100% desse tipo de problemas é investir em equipamentos atualizados e de boa qualidade, é claro. Uma alternativa interessante é o aluguel de dispositivos, como tablets.

6. Divulgação ineficiente

Com razão, a divulgação pode ser considerada como uma das principais partes dos eventos bem-sucedidos. É ela que fará com que as principais informações das programações cheguem ao público-alvo. Entretanto, os obituários também são publicados semanalmente e não proporcionam o impacto devido, não é mesmo?

Por isso, você deve prezar por estar onde o seu público está, planejando-se adequadamente para se destacar das demais programações e publicidades que impactam os usuários durante um dia. As pessoas precisam ver no seu evento a oportunidade única para fazer negócios importantes. Lembre-se sempre disso, já que a sua programação não pode ser apenas mais uma no mercado.

7. Falta de networking

Um bom evento precisa de parceiros. Em primeiro lugar, eles são úteis para auxiliar a realização das programações. Empresas interessadas em divulgar a marca podem ajudar a fazer do momento inesquecível.

Além disso, os parceiros podem deixar os evento ainda mais valiosos. Com a presença de profissionais de diversas instituições, os participantes poderão fazer negócios com outras marcas, adquirir experiências e entrar em contato no futuro.

8. Não pensar na logística de vendas de ingressos

A política de venda de ingressos é fundamental para que seu evento seja um sucesso. É preciso estudar formas para fornecer facilmente os tickets. Os métodos de pagamento devem ser claros e suficientes para que qualquer pessoa interessada consiga realizar a compra facilmente. Aceitar cartão de crédito e boleto bancário, por exemplo, ajudam a aumentar a adesão dos participantes.

9. Não priorizar a tecnologia

Você já viu que a empresa deve estar preparada para eventuais problemas na tecnologia utilizada no evento. Entretanto, é necessário ir mais além. Pense em automatizar processos e deixá-los mais informatizados. Com isso, menos tempo será perdido em cadastros de check-in, por exemplo.

Além disso, a rede de wifi do local deve ser consistente e veloz o suficiente. Com isso, os participantes poderão fazer pesquisas e baixar conteúdo relacionado às programações. Mais do que isso, eles conseguirão se engajar melhor com o evento, postando fotos e comentando os principais assuntos discutidos nas redes sociais.

Como você viu, a produção de eventos depende de um planejamento cuidadoso. É nesse momento que todos os detalhes serão pensados. Assim, a empresa não passará por surpresas negativas que dificultam a obtenção dos resultados esperados. Por isso, não deixe para depois e comece a resolver agora mesmo todas as demandas das suas programações.

Já que estamos falando em tecnologia, conheça agora as principais inovações tecnológicas que você poderá usar em seus eventos. Aproveite mais esse conteúdo e bom trabalho!