Como otimizar o processo de credenciamento em eventos?

Você já ouviu falar que a primeira impressão é a que fica? Pois saiba que isso é verdade. Quando o convidado tem uma experiência ruim logo de cara, a empresa precisará trabalhar ainda mais para reverter o quadro.

Para evitar passar vergonha, várias ações podem ser realizadas. Com ela, você passará a impressão de que todos os momentos serão surpreendentes. Neste texto, preparamos algumas dicas que farão o processo de credenciamento ser especial para os convidados.

Você quer entrar para o time de empresas que pensam o evento com excelência desde o início? Então, use e abuse das dicas abaixo. Boa leitura!

Defina os responsáveis pelas áreas

Como acontecem em outros processos da empresa, a etapa de credenciamento deve ser organizada. Caso contrário, em vez de eficiente, as pessoas pensarão que o evento é a “casa da mãe Joana”.

Como você não quer isso, deve-se definir quais são os profissionais que ficarão responsáveis por determinada área, como:

• organizar a fila;
• prestar informações;
• realizar o check-in;
• fazer cadastros de última hora.

Dessa forma, o processo se torna mais claro tanto para os colaboradores quanto para os convidados. Qualquer erro nesse processo fará com que a empresa comece com o pé esquerdo o relacionamento com os presentes.

Separe também um profissional que fique responsável pela entrega dos kits. Veja agora como reservar um espaço para isso é importante.

Reserve um espaço para entrega de kits

Os kits são uma forma poderosa de já encantar o participante já na entrada. Quando tudo é de qualidade, considerando os custos de um evento, ele fica na expectativa e espera que ainda mais experiências positivas acontecerão.

Entretanto, para que o momento seja positivo, deve existir um espaço reservado para a entrega dos itens. Caso contrário, haverá bagunça no credenciamento e o sentimento inicial será negativo.

Com maior organização, os convidados saberão em qual fila devem entrar e qual é o percurso que precisam fazer para completar o processo de credenciamento.

Treine toda a equipe

Embora cada membro da equipe deve ter suas responsabilidades bem definidas, é importante que todos saibam dar as informações básicas com precisão.

Você viu que cada macaco deve estar em seu galho, mas isso não deve ser levado ao extremo. Você já deve ter participado de eventos em que há um responsável por cada área e qualquer dificuldade só pode ser resolvida com ele. Na falta dele, ter uma resposta se torna quase uma guerra.

Isso significa que os colaboradores do credenciamento precisam das respostas de outros setores na ponta da língua. Dessa maneira, os convidados não se sentem confusos nem ficam com a impressão de que as equipes não passaram pelo treinamento adequado.

O treinamento deve ser suficiente para que os colaboradores resolvam até mesmo as situações mais difíceis em poucos minutos. Os convidados querem respostas rápidas para continuar a participação no evento. Perder tempo com questões burocráticas é um balde de água fria nas expectativas deles.

Crie grupos para credenciamento em eventos

Em eventos desorganizados e fracos, observamos que o grande problema é a falta de comunicação entre os colaboradores.

Há alguma coisa pior para os convidados que ouvir discussões da própria equipe sobre quem ocupará essa ou aquela função?

Embora isso seja uma atitude desastrosa para a experiência do participante, ela é comum. Uma das melhores maneiras de evitá-la é criar grupos em aplicativos de conversa.

Com essa ação, a comunicação da equipe é mais eficiente, já que todos os colaboradores saberão das dificuldades e agirão para resolvê-las. Com isso, as dúvidas de um membro da equipe são retiradas em poucos minutos.

No caso de problemas, tomar as decisões cabíveis é mais fácil. No final das contas, nenhum convidado saberá bem o que aconteceu. No entanto, há muitas informações que eles podem e devem saber. Todas elas precisam estar no site oficial do evento!

Crie um site

Há quem diga que trabalhar com sites não é mais necessário. Afinal de contas, as pessoas mais tempo nas redes sociais, não é mesmo? Errado. A não ser que você queira um resultado vergonhoso, você deve criar um site. Ele é útil para todas as partes do evento.

É nesse local que as informações são mais organizadas e que os interessados podem acessar e compartilhar o conteúdo em poucos segundos. O processo de credenciamento também é beneficiado com o site. Com a criação de sites e aplicativos, as pessoas já terão acesso a diversas informações sobre as programações.

Assim, os convidados precisarão de menos informações no local. É interessante, também, criar uma área de dúvidas mais comuns. Dessa maneira, os participantes já chegarão ao local sabendo o que fazer. Isso diminuirá a demanda por colaboradores e deixará o processo mais rápido e eficaz.

A experiência de credenciamento começa antes mesmo do usuário chegar ao local. Por isso, organize as informações tanto no site quanto nas redes sociais para que os convidados não errem por falta de informação.

Já que falamos de ter um site, precisamos falar também da venda de ingressos online. Não dá para colocar o mel na boca do interessado e tirar, não é mesmo? Veja como proporcionar a experiência completa de divulgação é importante.

Adote a venda de ingressos online

Eventos brilhantes vendem ingressos online. Você acha que faz algum sentido a pessoa decidir em participar das suas programações, mas precisar comprar o ingresso em outro local? Não faz! As pessoas agem por impulso. Isso quer dizer que após tomar a decisão procuram executá-la em poucos minutos. Ao fazer com que ela tenha que ir a algum lugar, a chance de desistir é enorme.

Ela pode pensar que o dinheiro fará falta no futuro ou que será mais bem empregado em outra área. Por isso, se você quiser menos pessoas no evento, deixe a venda online de ingressos de lado.

Isso não é tudo! Com essa estratégia, você terá maior controle das finanças, já que os recursos das vendas serão unificados, evitando que fiquem dispersos.

Ou seja, há maior controle da quantidade de vendas. Isso é fundamental para implementar estratégias de marketing e definir qual a quantidade de colaboradores e dos diversos itens que você entregará durante o evento.

Libere as entradas com antecedência

Desde a divulgação do evento, dá para ver que algumas pessoas são mais ansiosas.

São as pessoas que desejam comprar o ingresso no primeiro minuto de vendas e já fazem as mais diversas perguntas. Elas também chegarão cedo para evitar engarrafamentos. Elas não querem perder um segundo das programações.

Então, aproveite esse convidado.

Ele é útil para fazer marketing em eventos. Então, libere as entradas com antecedência. Além disso, incentive a interação online dele. Dessa maneira, ele fará o credenciamento, postará nas redes sociais e incentivará os demais a participarem.

Além disso, você evitará que a fila do check-in fique quilométrica. Como você sabe, se os convidados demorarem para entrar, isso fará com que a experiência deles vá para o ralo. Mesmo daqueles que chegarão na hora certa ou atrasados.

Pressa é um sentimento moderno. Quem não atende a esse anseio das pessoas caminha para o fracasso.

Reserve um local especial para inscrições de última hora

Quem chega antes da hora acaba divulgando o evento. Então, sempre tem aquela pessoa que deseja fazer a inscrição de última hora.

Por isso, você já deve se planejar para separar um lugar específico para as pessoas que desejam fazer a inscrição no local, desde que eles ainda não tenham se esgotado.

Dessa maneira, é possível manter a receita até o início das atividades. Isso vai garantir uma renda extra para o evento e mais pessoas interajam com as programações.

Sinalize o local

A falta de sinalização é um dos principais problemas da área de credenciamento. As pessoas ficam mais confusas e podem entrar em filas erradas. Tudo isso dificulta a experiência do consumidor.

O mesmo problema acontece com improvisações. Placas escritas à mão dificultam a leitura de longe e trazem confusão.

Por isso, planeje cada uma das sinalizações. Nesse momento, veja se as pessoas entendem as placas ou se ficam com alguma dúvida. Se for o caso, faça mudanças para otimizar os resultados.

É verdade que sinalização é importante, mas sem uma pessoa para ajudar, você ainda terá dificuldades. Veja agora como resolver.

Selecione uma pessoa para organizar e gerenciar a fila

Ninguém merece fila desorganizada, não é mesmo? Gente que acabou de chegar indo para o início e outras reclamando acabam com a experiência de qualquer um.

De fato, seguir os passos anteriores vai diminuir as dúvidas dos convidados. Entretanto, o problema pode acontecer mesmo que as demais dicas sejam realizadas.

Por isso, é essencial ter uma pessoa que possa organizar a fila e evitar que problemas aconteçam. Caso exista alguma dificuldade ou dúvida, ela será sanada sem maiores dificuldades.

Disponibilize materiais para facilitar o credenciamento

Se as pessoas sabem quais são os dados necessários para o check-in e têm respostas para as perguntas mais frequentes, o tempo necessário para credenciamento é menor.

Por isso, faça materiais didáticos e que respondam de forma clara às necessidades dos participantes. Utilize desenhos, se precisar, para não restar dúvidas.

Mas tem vezes que a culpa não é da falta de informação dos convidados. Se não existir sistema de cadastros ou se ele for ineficiente, a tendência é ter longas filas de espera. Então, veja como um sistema de gestão online ajuda nisso.

Providencie um sistema de gestão online 

Não adianta nada seguir os passos anteriores e ter um check-in burocrático ou ineficiente. Como você já viu, as pessoas querem velocidade para curtir tudo que seu evento tem para proporcionar.

Nesse sentido, um dos grandes problemas é a falta de sistemas inteligentes. As informações utilizadas no cadastro, por exemplo, podem ser recuperadas no check-in. Assim, menos tempo é necessário digitando ou escrevendo novas informações.

Além disso, os sistemas de gestão permitem que maneiras mais rápidas para encontrar o participante sejam usadas, como usar QR-Code.

Além disso, há vários apps para eventos interessantes que melhorarão a gestão não só do credenciamento, mas também de toda a programação. Use e abuse deles!

Tudo bem, é importante usar sistemas de gestão online. Mas mantenha uma alternativa caso as coisas não deem certo.

Mantenha uma lista de credenciamento offline

Ter uma lista de credenciamento offline é importante se você tiver problemas temporários com o sistema ou com o fornecimento de Internet. Por isso, é fundamental ter equipamentos para eventos de qualidade.

Não dá para dizer aos participantes que o sistema caiu e que eles precisam esperar antes do check-in continuar. Então, faça a sincronização para ter cópias salvas. Dessa maneira, você acessará as informações que precisa mesmo se algum problema acontecer.

Você via o credenciamento apenas como uma burocracia necessária para que o evento começasse?

Se era essa sua visão, está na hora de mudá-la. Não há mais espaço nos eventos para partes protocolares. Então, você tem duas opções:

• fazer da recepção de eventos um momento prazeroso e esperado por todos os participantes para aumentar o engajamento e convencê-lo de que o melhor ainda está por vir;
• contentar-se com eventos que não surpreendem ou transformam ninguém e aceitar que outras empresas terão resultados mais satisfatórios.

Então, se você quer mudar os eventos de patamar, comece já na entrada. Faça que o momento do check-in seja emocionante e mexa com o coração das pessoas. Com um bom planejamento, você consegue passar as mensagens que deseja nesse momento.

O que não pode acontecer é deixar a peteca cair. Todo mundo precisa estar animado para quando as programações oficiais começarem.

Para garantir que o próximo evento será ainda melhor, faça uma pesquisa para ver qual foi a satisfação com a recepção e o que as pessoas acham que poderia melhor.

Ninguém melhor que o próprio participante para indicar maneiras que o seduziriam mais. Acredite nele para que o credenciamento em eventos da sua empresa seja referência para as demais.