Comprar ou alugar computadores nas empresas: compare e decida

Ao investir em tecnologia para a sua empresa, uma das perguntas mais frequentes costuma ser: é melhor comprar ou alugar computadores?

Essa dúvida é comum entre a grande maioria dos empreendedores. Afinal, comprar um novo computador não é um investimento barato e, considerando sua taxa de obsolescência, em pouco tempo será necessário atualizá-lo.

Como alternativa, surge o aluguel de computadores, onde é possível locar a máquina ideal para o seu projeto, ou mesmo para o dia a dia da empresa. Mas há um custo mensal a ser pago.

Pegar emprestado um item que raramente é usado apenas pelo tempo necessário parece lógico e vem sendo praticado há muito tempo. Poucos pensariam em comprar um carro que é dirigido apenas uma vez por ano.

Nesse sentido, o conceito de aluguel está se estabelecendo lentamente para o setor de eletrônicos. Muitos dispositivos ainda são comprados pelas empresas, mesmo que pouco usados. A impressora é um exemplo clássico.

Por isso, é comum surgir a dúvida se é melhor comprar ou alugar computadores nas empresas. E para pôr um ponto final nessa questão, preparamos o artigo abaixo para você tirar todas as suas dúvidas agora mesmo e tomar a melhor decisão. Vamos lá!

O que é o aluguel de computadores?

Primeiramente, vamos definir o que é um aluguel de computador. Alugar computadores nesse sentido não é apenas pagar pelo uso, como você fazia quando ia a uma lan house.

O tipo de aluguel de computador do qual estamos falando aqui é ter um computador inteiro e configurado de acordo com suas necessidades, enviado para a sua empresa para usar dentro de um prazo acordado em contrato.

Pode ser por apenas um mês, meio ano ou por tempo indeterminado; dependendo do que você precisar. Uma configuração típica de aluguel de computador geralmente vem com a unidade de sistema (ou a torre do computador), um monitor (LCD, LED, etc.), um teclado e um mouse.

Algumas configurações podem incluir webcams, fones de ouvido e até impressoras, isso depende do seu contrato com o seu fornecedor.

O que torna um aluguel de computador diferente de uma configuração de loja de informática é que você pode instalar os programas necessários para fazer o trabalho que sua empresa exige. Você também pode escolher entre as especificações do PC que atendem às suas necessidades.

Mudanças na forma de consumo de tecnologia

Como em qualquer negócio, o mais provável é que esteja interessado na opção que tem menos impacto no seu capital e que, ao mesmo tempo, é um bom investimento a longo prazo.

A maioria de nós tende a adquirir ativos com a intenção de obter algum benefício/retorno no futuro. Se isso acontecer, avaliamos como uma boa operação. Partindo dessa premissa, devemos nos perguntar: é um bom investimento possuir equipamentos de informática?

A resposta parece clara, não é. Sem dúvida, o ativo de TI é necessário para sustentar o negócio, mas dada a velocidade com que a tecnologia muda e as necessidades do mercado, possuir o equipamento é, na maioria das vezes, um empecilho para a agilidade das empresas.

Além disso, as tendências do mercado mostram que muitas empresas estão cientes de que os principais benefícios da tecnologia, como agilidade, inovação ou eficiência, vêm do acesso aos ativos, e não de sua propriedade.

Por outro lado, as mudanças nos hábitos dos consumidores e trabalhadores fizeram com que muitas estratégias de negócios tivessem que ser reestruturadas. Na verdade, o conceito de pagar mensalmente por bens e serviços, como streaming e aluguel de carros, não é incomum para os consumidores. É uma abordagem que foi imposta em muitas áreas de nossas vidas pessoais e que ganhou ainda mais destaque nessa área pós-Covid.

Então, alugar o equipamento é melhor do que comprá-lo? O outsourcing de TI é baseado no gerenciamento do ciclo de vida da tecnologia do início ao fim. Ele enfatiza o uso em vez da propriedade, liberando orçamentos de capital para uma estratégia de compra de tecnologia alinhada com as necessidades de negócios à medida que evoluem com o tempo.

Assim, ela é composta por quatro conceitos-chave:

Aquisição de ativos de informática de forma simples e alinhada com as necessidades do negócio.
Gestão eficiente dos ativos em uso.
Renovação de equipamentos de forma sustentável e segura.
Redução dos impactos causados pela obsolescência das infraestruturas.

Graças ao outsourcing tecnológico, sua empresa pode ter o equipamento adequado para oferecer resultados de negócios sem a necessidade de investir grandes quantias de capital de uma só vez.

Motivos para alugar computadores para a empresa

Vamos começar explorando os motivos pelos quais você pode querer alugar computadores para o seu negócio.

Nesse caso, você contratará uma empresa que fornecerá o computador que você precisa, de acordo com suas necessidades. Com base nisso, os motivos para alugar são:

Flexibilidade e precisão

Caso a sua empresa tenha um novo projeto temporário em mente, você pode adquirir o equipamento necessário de acordo com o número de pessoas e dentro das especificações exigidas. Pode ser por dias, semanas ou meses.

Além disso, ao fazer a escolha do serviço de aluguel de computadores, poderá contar com o aconselhamento necessário que lhe revelará as características do equipamento que realmente necessita. Será um ponto-chave na hora de se preocupar com a produtividade e o desempenho da sua empresa.

Equipamento personalizado

Todas as áreas de uma empresa não exigem as mesmas especificações em seus computadores. Graças ao aluguel de computadores, as áreas de design e marketing poderão contar com maior desempenho, enquanto setores administrativos podem ter equipamentos ideais para planilhas e cálculos, o que garante que cada pessoa dê o seu máximo no trabalho.

Custos iniciais mais baixos, mais fácil para o seu fluxo de caixa

Talvez o maior benefício do aluguel seja o fato de poder dividir o grande custo dos computadores em pagamentos mensais menores.

Como qualquer empresa sabe, dinheiro é rei, portanto, poder pular o grande desembolso inicial de comprar uma grande quantidade de computadores pode ser um grande benefício.

Isso pode ser particularmente útil se você for uma empresa que está iniciando ou simplesmente quando o fluxo de caixa estiver um pouco apertado.

Oportunidade de atualizar para um novo hardware no final do período

Uma das primeiras perguntas que você deve fazer ao fazer um contrato de aluguel é, simplesmente, o que acontece quando o contrato termina?

Na maioria dos casos, você terá a opção de:

Devolver seu equipamento existente e fazer um novo contrato para o melhor e mais recente hardware
Continuar o aluguel a uma taxa mais baixa

A escolha é sua, claro, mas a opção de atualização representa outro grande benefício do aluguel – a chance de ter um equipamento mais rápido e atualizado a cada 3 a 5 anos.

Suporte técnico otimizado

Comprar um novo computador é uma coisa, mas instalar uma rede inteira de 20 estações de trabalho e um servidor? Isso é outra.

Quando você escolhe alugar computadores, é comum que a instalação e configuração sejam incluídas no preço total do aluguel. Isso significa que sua empresa de locação instalará tudo para você como parte do contrato.

Além disso, caso um dos computadores apresente problemas ao longo do contrato, a própria empresa fará a manutenção ou substituição do equipamento. Assim você não precisa parar o que está fazendo, mantendo a produtividade na empresa.

Custos de manutenção incluídos no contrato

Outra grande diferença de alugar computadores é que o custo de manutenção é baixo quando comparado a ter seus próprios equipamentos. Como a maioria de nós tende a cometer muitos erros, é apenas uma questão de tempo até alguém danificar o computador por engano.

Qualquer pessoa que tenha adquirido seus computadores dirá que os custos de reparo são muito altos e a vida útil é baixa. Portanto, precisam de manutenção a cada dois anos. Você pode acabar pagando muito dinheiro apenas para garantir que seu computador esteja funcionando de acordo com a condição padrão e o incômodo que você tem que sofrer é outro aspecto.

Nada é mais irritante do que trabalhar em um computador lento, especialmente se você estiver fazendo um trabalho importante e o benefício de alugar é que você não precisa pagar pela manutenção.

Motivos para comprar computadores

Comprar novos computadores exigem um desembolso maior de dinheiro, ou então o financiamento dos equipamentos, caso você não tenha fluxo de caixa para fazer a compra. Dito isso, os motivos para comprar o equipamento são:

O computador se torna um ativo da sua empresa

Quando você decide comprar seus computadores para o seu negócio, eles se tornam instantaneamente um ativo da sua empresa.

Isso significa que eles podem ser incluídos em seu balanço patrimonial e agregar valor diretamente ao seu negócio. Por outro lado, o hardware alugado não conta como um ativo próprio e, portanto, não será incluído em seu balanço patrimonial.

Porém, é preciso lembrar que equipamentos de informática sofrem depreciação a uma velocidade muito grande. Logo, o computador que você compra hoje, em pouco tempo pode valer menos da metade do preço.

Configurações por sua conta

Caso você tenha experiência e conhecimento para escolher e instalar os melhores softwares e hardwares, para trabalho, pode ser interessante configurar suas próprias máquinas.

Também pode adicionar os hardwares que considerar que melhor atendem às suas necessidades, se tiver experiência nessa área.

Outro ponto é que você pode vender os computadores quando quiser, mas é claro que não conseguirá o preço que pagou por eles.

Você desembolsa valores apenas uma vez

No caso do aluguel de computadores, você precisará pagar valores todos os meses. Ao comprar, o pagamento será feito apenas uma vez. Mas é preciso lembrar que isso pode impactar seu fluxo de caixa.

Comprar seu computador de uma só vez significa que você não pagará juros se fizer o pagamento à vista. Mas caso opte por um financiamento ou parcelamento do valor, terá esses juros para somar ao valor final do computador.

Além disso, é preciso considerar que o custo de manutenção e personalização dessas máquinas ficam por sua conta.

Uso da tecnologia

A tecnologia evolui a cada ano, a passos largos. O novo computador que você comprou na semana passada ficará desatualizado em um ou dois anos, e por isso não há sentido em comprar nada se você sempre quiser ter algo novo.

Uma maneira de entender a afirmação acima é que, no momento em que você sai da loja com seu computador novinho em folha, já está vivendo no passado. A principal coisa a entender é que a tecnologia está e irá evoluir de forma consistente, de modo que qualquer item adquirido agora precisará ser atualizado dentro de alguns anos.

Portanto, é uma decisão sábia alugar um novo laptop com os recursos mais recentes, para que ele possa concluir a tarefa que você precisava realizar, para que você não precise gastar mais dinheiro comprando um novo computador quando chega outra tarefa.

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O que é melhor: comprar ou alugar computadores?

Diante dos argumentos que apresentamos acima, provavelmente você deve ter uma resposta se é melhor comprar ou alugar computadores para sua empresa.

Algo que precisa ter em mente também são quais os objetivos que deseja com a máquina.

Se a rápida obsolescência da máquina não é um problema para você, então a compra pode ser uma opção. Como mencionamos, com alguns investimentos o equipamento pode ter uma sobrevida, mas mesmo assim nunca se compara aos equipamentos novos.

Em contrapartida, o aluguel proporciona equipamentos sempre atualizados, além de uma equipe técnica dando todo o suporte necessário para que você não fique sem a máquina caso surja algum imprevisto.

Ao alugar computadores, é importante ressaltar que o benefício não está restrito a adquirir o equipamento. O aluguel é acompanhado de uma camada de serviços, que costuma incluir:

Preparo do equipamento com os softwares necessários ao trabalho
Envio do equipamento para a casa do colaborador, caso esteja em home office
Suporte online full time
Substituição do equipamento em até 24 horas caso necessário
Configurações de segurança atualizadas para proteger a empresa e o colaborador

Por meio do aluguel de computadores, é possível também obter benefícios no Imposto de Renda. Isso é possível ao lançar essa no programa do Imposto de Renda e abatida da base de cálculo, já que se trata de um custo operacional. Uma vez que isso reduz o lucro líquido, o resultado é um imposto menor, o que resulta na redução de custos.

Como escolher uma empresa de aluguel de computadores?

Escolher uma empresa de aluguel de computadores também não é tarefa fácil. Mais que preço, é preciso considerar outros detalhes antes de fechar o contrato, para que a solução não se torne uma dor de cabeça.

Por isso, quando for alugar computadores para sua empresa, considere os seguintes aspectos:

Qualidade dos equipamentos alugados

No momento de realizar o aluguel de computadores, verifique se a empresa oferece equipamentos modernos e atualizados. Analise se estão em bom estado de conservação, se funcionam corretamente, se as teclas e outras saídas estão em bom estado.

Igualmente, é importante verificar se o computador conta com todos os softwares necessários para o pleno desenvolvimento das atividades de sua empresa, e se possuem a licença para uso. Afinal, é sua empresa que poderá vir a responder futuramente caso esteja usando software pirateado.

Assim, antes de alugar um computador para sua empresa, esteja atento também à avaliação do fornecedor, o que outros clientes dizem dele, e se há reclamações que mereçam atenção.

Isso ajuda a entender se a empresa fornecedora possui uma reputação condizente diante do mercado de atuação e se realmente atende às expectativas dos consumidores.

Opções de suporte técnico oferecidas

Também é necessário avaliar durante a locação do computador se a empresa escolhida oferece suporte técnico 24 horas. Ele precisa ser de excelência, para evitar que você fique na mão quando mais precisa do equipamento.

Dessa forma, observe como funciona o suporte, e tire suas dúvidas sobre o que é feito em caso de problemas no computador, e que tipo de ação é feita para que você não fique sem equipamento enquanto o que você alugou estiver no conserto.

Caso perceba que a empresa tem muitas reclamações relacionadas ao suporte técnico, fique atento. Esse pode ser um indicativo que não pode ser um bom negócio fechar um contrato de locação com eles.

Preços e condições de pagamento

Outro ponto importante, como já mencionamos, diz respeito aos valores cobrados. Fique atento aos preços praticados, se estão de acordo com o que o mercado precifica, e também quais as condições impostas em contrato.

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Por fim, esperamos que você tenha finalmente chegado a uma conclusão se é melhor comprar ou alugar computadores. E caso opte pela segunda opção, saiba que a Tec Mobile é especialista na área, com equipamentos de última geração para sua empresa. Então, entre em contato agora mesmo com a Tec Mobile e descubra como podemos ajudar!