Como organizar um evento online? Saiba mais sobre o assunto

Com a pandemia, muitas empresas se depararam com a seguinte dúvida: como organizar um evento online?

As medidas de distanciamento levaram negócios a mudaram o fluxo de organização dos seus eventos corporativos. Agora, a regra é o apoio da internet e na sua versatilidade para atingir um público maior e conseguir aproveitar os benefícios desse tipo de estratégia.

Porém, para fazer bons eventos é fundamental entender o que é necessário fazer para organizar o seu. Se você tem alguma dúvida, fique tranquilo que neste texto vamos abordar todos os pontos necessários para ter um evento corporativo de sucesso!

Qual a importância do planejamento do evento online?

O planejamento dos eventos da empresa que forem feitos online ajuda o negócio a ter uma visão completa sobre todas as etapas e o que pode atrapalhar o seu sucesso. Assim, uma série de medidas podem ser tomadas para evitar problemas tradicionais e o excesso de gastos. Além disso, a experiência do visitante é otimizada durante todos os momentos do evento.

Nos eventos presenciais, por exemplo, o planejamento otimiza etapas como a do credenciamento, em que erros podem prejudicar o acesso rápido ao local. Já no evento online, um bom planejamento auxilia todos a utilizarem corretamente as ferramentas disponíveis, reduz erros que podem ser evitados e mitiga falhas no acesso aos conteúdos por parte dos visitantes.

Ao mesmo tempo, isso garante que os apresentadores terão menos dificuldades para apresentar os conteúdos a partir da redução de riscos como:

• falhas na conexão da internet;
• erros no uso de ferramentas de streaming;
• dificuldades no uso das soluções adotadas.

Todos esses problemas afetam negativamente a experiência dos espectadores. Eles serão obrigados a lidar com situações não programadas e que não são de seu interesse. Por isso fique atento: investir no planejamento do evento é investir no seu sucesso, além, é claro, de ser um dos passos fundamentais para ter um evento de qualidade e com foco em resultados.

Como organizar um evento online?

Saber como organizar um evento online envolve conhecer alguns passos básicos. Eles são fundamentais, em alguns casos, até mesmo nos eventos presenciais. Por isso, se você já tem experiências anteriores, é bem provável que conseguirá lidar com algumas das nossas dicas sem dificuldades.

Entender cada um desses passos ajuda o evento a dar certo desde as etapas iniciais do planejamento. Por isso sempre faça o uso das abordagens a seguir para conseguir estruturar um evento de ponta!

Escolha um tema

Escolher um tema é crucial para definir como todos os pontos do evento serão montados. Um evento que funciona como um workshop para uma equipe, por exemplo, tem um perfil diferente de um lançamento de produto. Por isso o tema é algo crucial: sem ele, a empresa pode tomar escolhas de baixa qualidade e não ser capaz de avaliar qual o melhor caminho seguir.

A definição do tema deve ser feita com todos os envolvidos na execução do evento. O ideal é que ela seja clara, objetiva, transparente e restrita. Isso mitiga as chances de a equipe ter dificuldades para lidar com o tópico proposto. Além disso, agiliza os processos de tomada de decisão que fazem parte das etapas futuras do seu evento.

Defina uma data antecipadamente

A definição da data ajuda a empresa a ter um ponto de partida para definir escopo, responsabilidades, tamanho da equipe e outros pontos que impactam o dia a dia da preparação e da execução do evento. Por isso sempre faça uma data adequada e que não seja tão próxima do momento em que o evento começar a ser preparado. Isso te ajudará a começar a executar as etapas posteriores com calma e eficiência.

Ao mesmo tempo, evite definir e divulgar a data do evento muito antes da sua execução. Isso pode prejudicar o planejamento dos convidados: sem saber que o dia está para chegar por ter sido convidado há muito tempo, uma pessoa pode marcar outro compromisso ou até mesmo deixar de ir.

Saiba o seu público-alvo

O conhecimento do público-alvo é algo importante para qualquer estratégia comercial ou grande projeto corporativo. Entender quem é que a empresa pretende atingir ajuda o negócio a estruturar decisões mais robustas, acertadas e eficazes. Além disso, atuar dessa forma ameniza os riscos de o negócio ter problemas em comunicar a sua mensagem.

Por isso sempre tente entender quem é o público-alvo dos seus eventos. Saiba avaliar o que os convidados procuram, como eles se comportam, as suas dores e desejos. Desse modo, a sua linguagem será mais alinhada, assim como o modo de apresentar os produtos.

Identifique o tipo de perfil do evento

A identificação do perfil do evento é o momento posterior à definição do público-alvo. Ela deve ser feita, portanto, orientada por isso. Afinal de contas, o perfil da produção deve ser condizente com o perfil de quem for convidado.

O perfil do evento define o tipo de linguagem utilizada, os efeitos visuais e canais de comunicação. Além disso, ajuda a equipe a validar onde ele será divulgado e como isso será feito. Assim, a experiência de se fazer parte do evento será uniforme sempre.

Quais são as melhores práticas para organizar um evento online?

Para organizar o evento online há alguns passos que podem ser executados com foco em identificar, estruturar e executar ações que proporcionem uma experiência de qualidade para todos os convidados. Eles são focados especificamente nos pontos que definem um evento online. Por isso sempre execute as atividades a seguir para atingir bons resultados!

Faça um marketing adequado

O marketing em eventos online é um dos pontos que devem sempre fazer parte do seu evento. A divulgação ajuda a atrair pessoas que não foram convidadas diretamente. Além disso, melhora a presença da marca na mente do seu público-alvo.

Por isso sempre tome cuidado ao escolher onde a publicidade será feita e como cada canal será trabalhado. Isso tornará a mensagem mais alinhada com o perfil do evento e do público-alvo. Ou seja, tornará a sua divulgação muito mais efetiva.

Tenha um escopo bem definido para o evento

A definição do escopo ajuda na limitação do trabalho da equipe e no modo como ela deverá dividir as suas responsabilidades. Ao mesmo tempo, permite ao negócio ter uma definição de orçamento mais precisa e com menos chance de gastos imprevistos. Portanto, sempre fique atento a isso.

O escopo deve ser pensado considerando tudo o que o evento abordará e o que pode ficar de fora. A partir disso, o negócio pode validar investimentos em ferramentas auxiliares, buscar parceiros e fornecedores com contratos de maior custo-benefício. Ou seja, você gastará apenas o necessário e terá uma delimitação de esforços mais eficaz.

Escolha as ferramentas certas

A escolha das ferramentas utilizadas no evento é algo que ganha destaque no caso das ações feitas pela internet. Afinal de contas, se o negócio não contar com as soluções adequadas, as chances de algo dar errado são muito altas. Por isso sempre busque seguir as seguintes dicas:

• identificar o número de convidados;
• que tipo de tecnologias os convidados e os participantes utilizam;
• avaliar o perfil da infraestrutura do negócio;
• estruturar os requisitos necessários para as apresentações serem de boa qualidade;
• validar com o time de TI se os softwares escolhidos atendem aos requisitos de qualidade e compliance da empresa.

Esses pontos mitigam riscos e melhoram o custo-benefício do evento online como um todo. Ao mesmo tempo, reduz as chances da empresa escolher uma solução que demandará um tempo de treinamento longo. Ou seja, você poderá direcionar a sua atenção para o que importa: criar uma boa apresentação para os participantes.

Quais erros devem ser evitados nessa organização?

Além de um bom planejamento, o seu evento também deve buscar evitar erros comuns. Muitos riscos podem ser evitados ou mitigados rapidamente se o time estiver bem preparado. Por isso fique atento e adote abordagens para evitar problemas como:

• não entregar os convites para todos os convidados a tempo;
• não ter uma conexão de qualidade;
• utilizar equipamentos que não conseguem atender as demandas de todos os envolvidos;
• não estruturar e treinar a apresentação dos conteúdos antecipadamente;
• não alinhar com todo o time o que será feito e apresentado antecipadamente.

Essas atitudes atrapalham na apresentação de conteúdos e amenizam as chances do evento dar certo. Os times passarão muito tempo corrigindo problemas e os convidados não terão acesso aos conteúdos que foram anunciados. Ou seja, o seu evento deixará de entregar uma experiência de qualidade.

Quais são os recursos e ferramentas necessários para organizar um evento online?

O próximo ponto da nossa lista de passos fundamentais sobre como fazer um evento online está ligado ao tipo de recurso e ferramenta que devem ser utilizados. Contar com o apoio dessas soluções evita parte dos riscos que apontamos acima. Por isso sempre adote as ferramentas e recursos a seguir!

Tenha uma boa conexão de internet

Modens e roteadores devem estar preparados para aguentar o fluxo de dados durante todo o evento. Se o seu time estiver trabalhando a distância e precisar de apoio, busque um negócio que faça o aluguel de roteadores de alta performance. Assim, gargalos deixarão de acontecer, prejudicando a qualidade da transmissão do áudio e do vídeo.

Busque um lugar com boa iluminação

A iluminação é fundamental para o sucesso da sua transmissão. Por isso busque equipamentos que tornem o lugar mais claro e valorize os apresentadores. Dessa maneira, a linguagem visual de cada pessoa durante a apresentação será percebida com mais facilidade.

Invista em câmeras profissionais

Tão importante quanto a qualidade da iluminação é a qualidade da imagem como um todo. Por isso sempre busque câmeras de qualidade. Isso tornará a imagem menos pixelada, ou seja, com maior definição, ao longo de todo o evento.

Tenha uma conexão secundária

A conexão secundária abre espaço para a equipe lidar com quedas de internet sem grandes problemas durante todo o evento. Isso pode ser feito, por exemplo, com o apoio de um modem de internet móvel alugado. Ele dará ao time a segurança de que, se a sua rede ficar fora do ar, haverá um caminho alternativo para seguir.

Conte com um software de qualidade

Você sabia que algumas ferramentas permitem utilizar a inteligência artificial em eventos? Há soluções de transmissão de conferências capazes de identificar, a partir de ferramentas de IA, pontos da imagem que possam ser otimizados automaticamente. Por isso não deixe de escolher soluções inovadoras para implementar novos recursos ao seu evento.

Qual a importância da tecnologia nos eventos online?

A TI é uma das coisas mais importantes para quem sabe como fazer um evento online. Ela auxiliará os times a divulgarem o evento, a executar o cronograma e a conectar-se com cada convidado. Por isso, ela deve ser prioritária no seu planejamento.

Um investimento em TI bem feito mitiga riscos e melhora o custo-benefício do evento. Ao mesmo tempo, garante mais qualidade para as apresentações. Por isso sempre busque fornecedores de qualidade para as suas apresentações online.

Eventos corporativos são um ótimo momento para o negócio sair na frente da concorrência e conseguir manter a sua competitividade em alta. A partir dele, a companhia pode encontrar novos parceiros comerciais, fazer vendas e anunciar novidades. Já profissionais podem aproveitar para investir no networking em eventos e aumentar a sua lista de possibilidades no futuro.

Todo evento que dá certo demanda planejamento, análise de risco e avaliação de resultados. Os times devem estar atentos para reduzir possíveis problemas, validar as boas ideias e mensurar o impacto de tudo o que pode dar errado. A partir disso, será possível consolidar a melhor abordagem e garantir que o evento dê certo.

Por isso não deixe de aproveitar todas as nossas dicas de como planejar eventos. Avalie quais estratégias podem te ajudar a atingir os seus objetivos e sempre proporcionar a melhor experiência para os seus convidados. Com isso será muito mais fácil manter-se como uma marca de destaque no seu setor.

Quer saber mais sobre como um parceiro especializado pode te ajudar a identificar que ferramentas utilizar em seus eventos? Então, fala com a gente!