Checklist para eventos: 5 práticas para sua realização

Você faz uso de checklist para eventos? Ao organizar um, a empresa deve tomar um grande cuidado para não ignorar todos aqueles detalhes que melhoram a experiência dos convidados. Justamente por isso, estratégias como a checklist se destacam por fornecerem uma forma simples e eficaz de prevenir riscos e maximizar resultados.

Quer saber como isso ocorre? Então, continue a sua leitura!

O que é uma checklist para eventos?

A checklist é um documento que lista todos os detalhes que devem estar incluídos no planejamento e na execução do evento. Ele pode ser visto como uma lista de segurança, evitando que pontos importantes fiquem de fora. Portanto, todo produtor deve incorporar essa ferramenta ao seu dia a dia para centralizar aquilo que foi feito ou que ainda deverá ser executado.

Como criar uma checklist para eventos?

Por ser uma importante ferramenta de gestão, a checklist deve ser feita a partir dos objetivos e metas de cada evento. Mas, independentemente do perfil do evento, alguns fatores não devem ficar de fora. A definição de certos pontos é universal para cada ação do negócio; por isso, precisa estar no centro das prioridades do produtor. Veja.

1. Tema

Esse é um dos primeiros pontos a serem definidos para qualquer evento. O tema precisa estar alinhado com a mensagem que a companhia pretende passar e o seu público-alvo.

Se o evento for para lançar um produto para jovens, por exemplo, a companhia pode adotar uma temática mais informal. Já eventos para investidores, muitas vezes, demandam um tom mais sóbrio e sério.

2. Local

O local é um dos pontos críticos para a realização do evento. Ele deve ser capaz de comportar de modo confortável todos os convidados, ser de fácil acesso e alinhado com as demandas da companhia. Portanto, não deixe de gastar um pouco a mais para reservar um espaço inovador.

3. Estrutura básica

A estrutura básica é definida conforme o perfil do evento e o local em que ele é realizado. A empresa precisará definir se há a necessidade de investir em aluguel de equipamentos de rede, sistemas de áudio e vídeo, staff terceirizado e até mesmo infraestrutura de rede. Assim, será possível evitar problemas como lentidão no credenciamento e na internet.

4. Cronograma

A definição do cronograma deverá ser feita a partir dos pontos mais importantes do evento. Ou seja, o gestor precisa garantir que questões mais demoradas e importantes venham antes daquelas que forem secundárias. Assim, será mais fácil distribuir responsabilidades e evitar atrasos.

5. Divulgação

O canal de divulgação do evento é algo que pode fazer a diferença no reconhecimento que ele terá no mercado. Para ser bem definido, porém, a companhia deve ter um conhecimento sobre o seu público-alvo. Afinal, se o negócio direciona o anúncio do evento para um lugar inadequado, dificilmente ele conseguirá chamar a atenção das pessoas certas.

Também é importante definir os canais de comunicação a serem utilizados quando o evento terminar. Dessa forma, a companhia conseguirá divulgar melhor os resultados da sua ação e os passos futuros corretamente.

Por que montar uma checklist de eventos?

Eventos são complexos e demandam uma série de cuidados para dar certo. A checklist, nesse sentido, é a ferramenta ideal para que a empresa possa criar um evento atrativo e que seja marcante para os convidados.

Com uma boa checklist para eventos, o profissional responsável pela organização consegue estruturar cada etapa do planejamento com precisão. Será mais fácil avaliar se algum ponto merece atenção e priorizar as escolhas que evitarão desperdício de recursos e atrasos. 

Assim, a companhia conseguirá obter um maior retorno em seu investimento e reforçar a sua marca na memória de seus convidados.

Você sabia que o staff também é uma parte crucial para o sucesso? Veja, em nosso blog, como montar uma equipe adequada às necessidades de seu evento!