Entenda em quais casos vale a pena alugar computadores para empresas
Para se manterem competitivas no mercado, as empresas devem estar equipadas com equipamentos de alta performance. E aí entra a pergunta: será que vale a pena alugar computadores?
De fato, para garantir a produtividade, é importante que um gerente forneça a seus funcionários ferramentas de trabalho eficazes e adequadas. É de acordo com os equipamentos que lhes são disponibilizados que poderão realizar as suas tarefas e prestar um serviço de qualidade.
Hoje em dia, hardware de computador e ferramentas digitais tornaram-se essenciais. Mas a obtenção de equipamentos recentes e de qualidade requer um investimento substancial para uma empresa. Por isso, alugar um computador é então uma solução particularmente interessante.
Para detalhar o tema e explicar em quais casos vale a pena alugar computadores para empresas, preparamos o artigo abaixo repleto de respostas e que você pode conferir agora mesmo. Vamos lá?
Como funciona o aluguel de computadores para empresas?
Primeiramente, vamos definir o que é um aluguel de computadores. É preciso entender que não é apenas pagar pelo uso de um computador, como você faz quando está em uma lan house.
O tipo de aluguel de computadores do qual estamos falando aqui é ter um computador inteiro ou uma configuração de PC enviada para sua empresa para você usar dentro de um prazo acordado em contrato.
Pode ser por apenas uma semana, um mês, meio ano ou por um período indefinido, dependendo do que você e seu fornecedor acordarem.
Uma configuração típica de aluguel de computador geralmente vem com a unidade do sistema (CPU ou a torre do computador), um monitor (LCD, LED, etc.), um teclado e um mouse. Algumas configurações podem incluir webcams, fones de ouvido e até impressoras.
O que diferencia um aluguel de computador de uma lan house é que você pode instalar programas necessários para fazer o trabalho que sua empresa exige. Você também pode escolher entre as especificações do PC que atendam às suas necessidades. Por exemplo, pode escolher o processador, memória RAM, capacidade de armazenamento, placa de vídeo, e muito mais.
Uma solução econômica para as empresas
No Brasil, o aluguel de equipamentos de informática atrai cada vez mais empresas. Esta é uma prática muito comum e muito apreciada pelos profissionais, pelas inúmeras vantagens que oferece.
Se os computadores desktop costumam ser os mais conhecidos para aluguel, você deve saber que o aluguel de notebooks também está cada vez mais popular.
É de fato uma solução muito econômica para as empresas. Isso é explicado pela vida útil geralmente muito curta dos notebooks, em comparação com a dos PCs de mesa.
Além disso, os componentes internos dos notebooks não são realmente atualizáveis. Se uma das peças principais falhar, será difícil trocar o elemento danificado ou defeituoso.
Investir na compra de um notebook de última geração requer um orçamento substancial, já que este último costuma ser muito caro. Nessa linha, fica claro que vale a pena alugar computadores, já que apresenta-se então como a solução ideal para dotar os seus colaboradores de uma ferramenta moderna e de alto desempenho, ao mesmo tempo que controla os seus custos.
Além disso, ao fornecer um notebook para vendedores, a ferramenta será usada com frequência na rua, o que pode acentuar ainda mais o rápido fracasso deste último. Direcionar a sua escolha para um contrato de aluguel de computadores é então uma alternativa interessante.
Quando vale a pena alugar computadores para empresas?
O aluguel é particularmente adequado para equipamentos altamente obsoletos, como os computadores. Vantagens financeiras, vantagens tecnológicas, melhor gestão das forças da empresa: conheça se vale a pena alugar computadores para empresas.
Vantagens financeiras
Em primeiro lugar, o aluguel de equipamentos de informática permite deixar intacta a capacidade de investimento da empresa, evitando investir em ativos tecnológicos cujo valor desce muito rapidamente.
Inclusive, um estudo da empresa WiPro Product Strategy and Services estimou a vida útil de um PC em uma empresa em três anos. Após esse período, os custos de manutenção da máquina ultrapassariam o preço de compra de um novo computador. Entre o 3º e o 4º ano, esses mesmos custos aumentaram 59%.
Ao optar pelo aluguel de computadores, os recursos da empresa ficam disponíveis para financiar atividades mais rentáveis, evitando novos gastos com a compra de computadores atualizados.
Por outro lado, o aluguel do equipamento de TI permite regularizar as suas despesas ao longo do ano, reduzir os custos de gestão administrativa, pagar menos impostos, e ainda ter na empresa equipamentos ultra eficientes mais acessível financeiramente falando.
Tenha sempre equipamentos de última geração
A nível puramente tecnológico, o aluguel de computadores para empresas oferece também a possibilidade de dispor constantemente de equipamentos de última geração. Os contratos de aluguel possuem prazos e, ao final do período, um novo pode ser feito para um computador novo.
Quanto mais tecnologia o equipamento incorporar, mais motivos haverá para alugar. Isso é uma das maneiras mais eficientes de contornar a obsolescência acelerada dos equipamentos de TI.
O contrato de aluguel de computadores é também uma excelente forma de se adaptar às reais necessidades da empresa. Por exemplo, uma empresa pode hoje precisar de um equipamento Apple porque centra as suas necessidades no marketing, e amanhã, centrar as suas necessidades numa máquina de gestão. Nesse caso, o hardware da Apple deixa de ser uma prioridade.
Tenha software e hardware compatíveis em todas as máquinas
Além disso, optar pelo aluguel de equipamentos de informática na empresa é também a garantia de um parque tecnológico homogêneo.
Afinal, uma das vantagens é a heterogeneidade dos computadores, tanto de hardware como de software, e a possibilidade de reduzir a complexidade de gestão, problemas de comunicação e, indiretamente, más práticas de utilização. Tantas situações que complicam a digitalização das empresas e acabam por pesar na sua rentabilidade.
Um estudo da editora de software Teamquest revela que as empresas enfrentam cerca de oito problemas imprevistos de computador por semana. Contratempos técnicos recorrentes que envolvem em média sete pessoas da equipe técnica em mais de três horas.
Ao oferecer uma frota homogênea e regularmente atualizada, o aluguel de equipamentos de informática permite assim eliminar estas incidências internas que a longo prazo se revelam dispendiosas.
Invista seus pontos fortes em sua produtividade
Outra vantagem ligada à homogeneidade dos equipamentos: o aluguel de equipamentos de informática permite colocar suas equipes de gestão focadas em áreas estratégicas da empresa.
Claro, quanto maior a empresa, mais ela precisará se concentrar em assuntos voltados aos negócios. Mas não é tanto uma questão de tamanho do parque tecnológico: é mais uma questão de saber onde a empresa realmente quer concentrar as suas forças.
Assim, a terceirização da gestão dos equipamentos de TI por meio de uma solução de aluguel de computadores permite que os serviços técnicos se concentrem em atividades mais rentáveis a longo prazo para a empresa, como implantar um CRM, criar um site ou desenvolver serviços web, entre várias outras ações.
Tenha acesso à equipe especializada
Por fim, alugar o seu equipamento de informática para empresas lhe permite ter acesso a uma equipe técnica com conhecimentos especializados. Dependendo de suas necessidades e expectativas, os profissionais de locação de computadores poderão aconselhá-lo sobre equipamentos e tecnologias.
Além disso, a equipe técnica poderá ajudar o cliente, aconselhando-o sobre o equipamento mais adequado, seja qual for a marca, em relação ao que ele pretende fazer. Assim, terá a solução mais completa de acordo com as necessidades únicas da sua empresa.
Vantagens além do equipamento
Lembra que mencionamos acima sobre a possibilidade de redução de impostos com a locação de equipamentos de informática? Sim, ela é real e bastante interessante para quem deseja saber se vale a pena alugar computadores.
O imposto sobre locação de equipamentos de informática, como mencionamos, pode ser deduzido do IRPJ de empresas enquadradas no Lucro Real. Para isso, é necessário que os custos com o aluguel sejam lançados mensalmente no seu fluxo de caixa como despesas dedutíveis.
Como o imposto é calculado sobre o Lucro Real da empresa, o valor do aluguel entra como despesa e por isso é deduzido do imposto a ser pago.
Mas importante lembrar que nos casos de enquadramento no Simples Nacional ou Lucro Presumido, essa dedução não é possível, já que o valor pago em impostos é referente a uma tributação diferenciada.
Para ter acesso a esse benefício, porém, é fundamental contar com o assessoramento de uma contabilidade, que lhe orientará da forma mais estratégica sobre como fazer a dedução do IRPJ e com isso obter os benefícios fiscais.
Dedutível também para o CSLL
Outra forma de imposto sobre a locação de equipamentos de informática que pode ser deduzido é o CSLL (Contribuição Social sobre o Lucro Líquido).
Este tipo de imposto também é cobrado sobre empresas enquadradas no Lucro Real, e refere-se a um tributo pago ao Governo Federal para financiar a seguridade social.
O fato gerador da CSLL é a apuração de lucro líquido, a partir do lucro contábil, com as adições e exclusões estabelecidas pela legislação tributária.
No caso da dedução, quando uma empresa registra as despesas mensais com a locação de equipamentos de informática, pode optar pela dedutibilidade de 100% do valor para a CSLL. Ou seja, sobre o valor da locação, a empresa não precisará pagar o tributo.
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Como escolher o computador para a empresa?
Vários critérios devem ser levados em consideração ao escolher um computador para a empresa. A primeira é a expectativa de uso: um contador não terá as mesmas necessidades de um desenvolvedor de software ou de um técnico que trabalha em um escritório de arquitetura.
Um contador ficará satisfeito com um PC compacto, de potência convencional, equipado com uma tela de tamanho confortável e um teclado de qualidade. Um desenvolvedor de software precisará de mais energia e memória, com a capacidade de controlar dois monitores.
Finalmente, o técnico do escritório de design arquitetônico provavelmente precisará de uma placa gráfica dedicada de nível profissional, que pode ser facilmente substituída em suas necessidades futuras.
Que poder ele deve ter?
Em qualquer caso, não é recomendado ficar abaixo dos processadores Intel Core i5 ou AMD Ryzen 3. 8 GB de RAM e um SSD rápido também se tornaram a norma nos negócios.
Ainda que esta abundância de potência possa parecer exagerada para um simples posto de trabalho de escritório, não devemos esquecer que resulta em maior produtividade… e menos frustração ligada à lentidão da máquina.
Entre os desenvolvedores, 32 GB não será muito útil para a virtualização, e a escolha de uma máquina certificada para Linux será muito popular (especialmente entre os desenvolvedores da web). As profissões que trabalham com 3D terão necessidades muito maiores, com forte necessidade de escalabilidade.
E qual o tamanho?
Para estações de trabalho de escritório, a compacidade é bem-vinda. Alguns PCs agora são tão compactos que podem ser pendurados na parte de trás da tela, liberando o máximo de espaço na mesa e oferecendo melhor capacidade de manutenção do que os PCs all-in-one.
Os computadores compactos de hoje são poderosos o suficiente para atender às necessidades dos desenvolvedores. No entanto, opte por modelos topo de linha, com um processador poderoso e uma quantidade confortável de RAM.
Para escritórios de design, o poder deve ter precedência sobre a compacidade. Assim, um PC no formato clássico de torre será um bom investimento, pela sua capacidade de evolução.
Se possível, também é recomendável optar por uma estação de trabalho 3D, projetada especificamente para suportar cargas pesadas e conduzir placas gráficas dedicadas.
Quais recursos?
A compacidade das máquinas não é a única característica apreciada pelos usuários. O silêncio também está se tornando um importante critério de seleção. Um número crescente de computadores está promovendo esse recurso, alguns até oferecendo uma operação completamente silenciosa por meio de uma arquitetura sem cooler.
O consumo de energia é outro elemento crucial para gerar economia a longo prazo e, assim, diminuir os custos da empresa. É essencial levar em conta este aspecto como parte de uma abordagem de responsabilidade social e ambiental. Adotando componentes de notebooks, os computadores compactos costumam ser muito eficientes em termos de energia.
Finalmente, o último parâmetro importante é a facilidade de manutenção. Uma máquina compatível com Intel vPro ou AMD PRO pode ser administrada remotamente, mesmo durante as fases de inicialização, e facilmente inventada.
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Assistência técnica e consultoria
Ao considerar os pontos acima na hora de escolher o computador para sua empresa, será mais fácil decidir qual equipamento alugar. Mas é preciso deixar claro que empresas sérias da área de locação de equipamentos de informática contam com uma equipe técnica especializada para auxiliar com essa decisão.
Com base no que você precisa, eles informarão os modelos disponíveis e que melhor atendem suas necessidades atuais e futuras. Assim, você poderá ter certeza que estará alugando um computador que fará o que precisa ser feito, sem travar ou levar um tempo precioso para processar informações.
E nos dias atuais, mais que nunca, tempo é dinheiro! Por isso, às vezes pode até ser prudente escolher por um modelo um pouco acima das necessidades atuais, já prevendo a evolução tecnológica constante e evitar qualquer atraso na sua empresa.
Como escolher uma empresa de aluguel de computadores?
Outro ponto importante que precisa ficar claro para quem deseja saber se vale a pena alugar computadores para empresa é quanto ao fornecedor. Escolher um que seja confiável e que entregue todos os equipamentos solicitados, com qualidade e presteza, é fundamental.
Por isso, na hora de realizar o aluguel de eletrônicos, é preciso verificar se a empresa que você pretende contratar oferece computadores de qualidade. Isso significa que deverá prestar atenção se os equipamentos estão em bom estado de conservação, se todas as teclas funcionam corretamente e se ele apresenta uma boa duração da bateria.
Além disso, também é importante analisar se o produto possui todos os softwares fundamentais para a realização de um trabalho efetivo de sua equipe, entre outras características que achar pertinente para ter um produto que atenda às necessidades da companhia.
Ao analisar esses e outros itens, você evitará surpresas desagradáveis no aluguel do bem. Isso porque existem empresas que vendem “gato por lebre”. Ou seja, apresentam um produto e entregam outro de menor qualidade.
Por isso, antes de alugar qualquer tipo de equipamento, veja se o fornecedor realmente existe e se ele é bem avaliado por outros consumidores. Isso ajuda a entender se a marca tem uma boa reputação diante do mercado de atuação e se realmente atende às expectativas dos consumidores.
Suporte técnico
Também tire todas as suas dúvidas sobre o suporte técnico oferecido. Para evitar ter sérios prejuízos com profissionais que não têm comprometimento com o trabalho realizado, é importante conversar com outras pessoas que já fecharam contrato com o empreendimento.
Outra dica é fazer pesquisas em sites de reclamações de empresas para entender se a organização tem problemas relatados pelos consumidores.
Caso verifique que a empresa tem muitas reclamações nos seus canais de comunicação e que estão relacionadas ao suporte técnico, a melhor opção é optar por outra organização para fechar negócio.
Essa é uma atitude que ajudará você a não ter dor de cabeça na resolução de possíveis problemas que possam surgir, caso precise entrar em contato com os técnicos dessa companhia.
Contar com um atendimento de qualidade também é fundamental para quem deseja realizar aluguel de computador. Imagine só você contratar os serviços e produtos de uma determinada empresa e, já no primeiro contato, não ser bem atendido pelos profissionais do estabelecimento.
Essa é uma situação que gera bastante frustração por parte da empresa contratante, pois causa constrangimento e mal-estar por não ter suas solicitações atendidas de forma proativa e empática.
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Então, tudo isso contribui para você saber se vale a pena alugar computadores para empresas. E como pode ter visto até aqui, a resposta é sim. Afinal, trata-se de uma medida que gera economia para o negócio, proporciona acesso a computadores de última geração e que atenderão aos projetos da sua empresa.
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