11 dicas para organizar um workshop envolvente e de valor para sua empresa

Um workshop envolvente e de valor é uma boa fonte para as empresas terem maior alcance no mercado e conseguirem melhores resultados. No entanto, quem produz eventos sabe o quão desafiador é elaborar um encontro que agregue aprendizado, ajude a construir bons relacionamentos e solucione problemas do público. Nada que algumas dicas para organizar um workshop não facilitem os gestores das organizações.

Entender como planejar um workshop é uma ótima chance de aprender a entregar ao público conteúdos que despertem o interesse pelo seu negócio e proporcionem uma experiência que estimule o engajamento dele com sua empresa. Contudo, na hora de organizar eventos empresariais, muitas inseguranças tendem a surgir.

Muitos fatores podem levar as empresas a cometerem falhas: problemas na escolha do local, mau treinamento do staff do evento, falhas na internet e nos equipamentos, entre outros. Por isso, todo gestor deve se preparar para realizar um planejamento eficaz para entregar um serviço de qualidade ao público e agregar valor ao seu trabalho.

Neste artigo, você vai ficar por dentro de 11 dicas para organizar um workshop relevante, produtivo e memorável para o público-alvo da sua empresa. Acompanhe a leitura e confira!

O que é um workshop? 

Um workshop é uma aula com conceito mais inovador, em que especialistas abordam um tema estratégico da empresa para apresentar ao público de interesse. É um formato mais focado na prática do que na teoria, ajudando as pessoas a adquirir conhecimento de um jeito mais funcional e agradável.

No meio empresarial, um workshop pode apresentar diversas finalidades. Confira algumas:

✔ treinamentos;

✔ lançamentos de produtos;

✔ marketing de experiência;

✔ atração de investimentos;

✔ posicionamento da marca no mercado;

✔ contato direto com os principais parceiros comerciais da empresa.

Para definir o objetivo do seu evento empresarial e começar a organizá-lo, é fundamental que o gestor elabore um planejamento estratégico.

Como funciona um workshop?

Este tipo de evento pode abordar diferentes assuntos, podendo variar com o segmento da empresa. Por isso, existem workshops em que o especialista disponibiliza materiais impressos, e outros que o público precisa levar o seu próprio. Isso pode variar com o tema e a finalidade do encontro.

Para tornar a reunião mais dinâmica, interativa e prática, os organizadores realizam atividades individuais e em grupo, muitas vezes utilizando ferramentas digitais como tablets. O uso de tecnologia ajuda a trabalhar melhor os conteúdos criados exclusivamente para os participantes.

As empresas que produzem workshops podem se beneficiar do fortalecimento da identidade e aumento da credibilidade da marca. Eventos dessa natureza educam o público com os valores da companhia, sendo uma oportunidade para estabelecer novos negócios. Contudo, para ter bons resultados, é preciso seguir os passos definidos no planejamento.

Benefícios do workshop para sua empresa 

Uma empresa que sabe organizar workshops produtivos, aumenta significativamente as chances de obter melhores resultados de marketing e vendas. Mas de que forma esse tipo de evento pode oferecer ao negócio maior competitividade no mercado? Veja a seguir alguns benefícios para sua empresa.

• Possibilidade de captar investimentos e novos clientes

Organizações que apostam em workshops conseguem atrair novos clientes e oportunidades de investimentos. Afinal, a ampliação da rede de networking é uma das principais vantagens deste tipo de evento.

Por melhor que seja um produto ou serviço de uma companhia, se ela não tem visibilidade no segmento de atuação, naturalmente enfrentará maiores obstáculos para atingir o sucesso desejado.

Com a elaboração do workshop, é possível romper essas barreiras. A empresa conseguirá mostrar ao público-alvo e eventuais parceiros a sua capacidade de fornecer soluções inovadoras e alinhadas com as demandas do mercado. Pois quando uma organização está em evidência, de forma positiva, é mais fácil colher bons frutos.

• Melhor promoção de novos produtos

O lançamento de produtos é algo que faz parte da estratégia de negócios de qualquer companhia. Para manter-se à frente da concorrência e aumentar a lucratividade, é fundamental renovar o portfólio de produtos e planejar ciclos de vida que correspondam às tendências do mercado.

Uma vez que um projeto de desenvolvimento de uma nova solução for concluído, o workshop pode ser utilizado para ajudar no lançamento. Assim, a empresa terá a chance de anunciar as qualidades e vantagens para o consumidor.

Além disso, será possível demonstrar ao cliente como o produto funciona e de que maneira consegue equacionar as suas demandas, de um modo mais interativo e dinâmico.

• Melhora da imagem da marca no mercado

Um workshop bem estruturado consegue agregar conhecimento aos participantes e melhorar a credibilidade do negócio na sua área de atuação. Com base nisso, a empresa será conhecida como uma das referências no seu mercado em relação aos conteúdos apresentados.

Podemos dizer que essa é uma forma de construir ou fortalecer a identidade da sua marca, bem como atrair mais oportunidades a médio e longo prazos.

Conheça as principais dicas para organizar um workshop de forma eficiente

Não importa o tema e o tamanho do workshop, todo evento desse tipo deve ser organizado de forma que agrade aos participantes, ajude sua empresa a se conectar com eles e que ofereça conteúdos úteis e de qualidade.

Para ajudar com o seu planejamento, listamos 11 dicas para organizar um workshop de forma eficiente, e que gere alto valor para seu público. Confira abaixo e anote!

1. Faça um planejamento

Um bom planejamento é um requisito indispensável para organizar um workshop e fazê-lo ter sucesso. Esse documento é um guia para o gestor executar as ações necessárias em um cronograma adequado e de forma mais coerente com o assunto escolhido.

Com um plano em mãos, fica mais fácil manter a organização e agir com antecedência, caso algum imprevisto aconteça. Dominar os bastidores de um evento é uma das principais formas de garantir a melhor experiência aos participantes e evitar prejuízos financeiros.

Para um planejamento produzir os resultados esperados, é importante abordar alguns pontos: objetivos do evento, táticas de divulgação e inscrições, canais de comunicação e até mesmo, ações de relacionamento com os participantes pós-evento.

2. Defina o público-alvo

O público é a razão do seu evento existir. Logo, a primeira preocupação do organizador é certificar-se de que o trabalho está sendo direcionado às pessoas de interesse da empresa.

O objetivo de definir o público é agregar valor à audiência. Afinal, desse encontro podem surgir oportunidades de parcerias e fornecedores e insights para a modernização do seu negócio. Portanto, é imprescindível que as ações foquem as pessoas certas. 

Desta forma, faça uma pesquisa detalhada sobre os participantes: quem são, quais as preferências e necessidades, em quais redes sociais estão presentes, o que eles buscam, entre outras informações relevantes. Conhecer a fundo os potenciais clientes, permitirá que o gestor tome decisões mais acertadas e ofereça um atendimento personalizado e uma solução de valor para eles.

3. Escolha um tema 

A definição do tema também é uma etapa decisiva para um workshop empresarial bem-sucedido. O assunto vai influenciar toda a logística do evento. Portanto, uma vez definido, é preciso observar alguns aspectos. Veja abaixo!

• local;
• posicionamento da marca a ser adotado;
• linguagem;
• forma de interação nas redes sociais;
• dinâmica das atividades (exercícios em grupo, ferramentas de interação com os participantes e registro de tarefas e brindes).

As pessoas que frequentam workshops buscam por inovação, informações que podem ser colocadas em prática e temas atuais que as direcionam para as tendências de futuro. Tudo isso sem deixar de lado a personalização e a diversão, claro! Afinal, ninguém quer participar de um encontro em que só o palestrante fale por horas.

Assim, o mais indicado antes de definir um assunto, é fazer uma pesquisa sobre os temas mais procurados no momento, inclusive monitorar o que vem sendo abordado pela concorrência.

Nesta etapa, a escolha de um nome criativo também será fundamental para aumentar o seu alcance e gerar interesse dos possíveis participantes. Portanto, pense em títulos que ofereçam credibilidade e tenham coerência com a proposta do tema a ser desenvolvido no evento.

A decisão de dar um nome estratégico é um passo decisivo para se destacar da concorrência e consolidar sua marca no mercado de workshops de modo geral.

4. Estabeleça um preço

O preço é um fator que influenciará em diversos aspectos do evento e, por esse motivo, ele deve ser definido logo no início. Pois quando se trata de um workshop gratuito, a tendência é que o número de participantes seja muito maior.

Nesse raciocínio, é preciso pensar em um local mais amplo, na distribuição de brindes, na escala do time de palestrantes, no oferecimento de um coffee break, entre outros itens importantes para proporcionar uma experiência única para o público.

Para evitar prejuízos financeiros, os responsáveis do evento devem pensar no preço ideal a ser cobrado do público ou se preferem que seja gratuito, em função da estratégia da empresa.

Se o intuito é divulgar a marca para atrair novos clientes, não é interessante cobrar pela participação das pessoas. Assim, o trabalho de marketing pode ser feito via e-mail e redes sociais — algumas empresas, inclusive, reservam uma verba para essas ações, ou ainda têm em mente fechar com algum patrocinador.

No entanto, se a finalidade é gerar receitas ou se a promoção de eventos é a essência do seu negócio, é importante encontrar um equilíbrio entre o que é lucrativo para a empresa, mas também não seja excessivamente pesado para o bolso do consumidor.

Quando a parte financeira entra em cena, independentemente de qual seja a estratégia utilizada, o desafio é fazer o cliente entender a relação de custo-benefício ao participar do seu workshop.

5. Estipule o local adequado

Após a execução dos passos anteriores, você também precisará pensar no espaço para o seu evento, qual a melhor área da cidade para realizá-lo e se o local é adequado para a quantidade de público e as atividades que irá desenvolver com ele.

Lembre-se de prezar sempre pelo conforto dos participantes. Pense na experiência que eles terão ao viver esse encontro. Com a estimativa do número de pessoas, é possível saber a quantidade de cadeiras que serão alugadas, caso o salão não as ofereça.

Já que o assunto é comodidade, na hora de escolher o local do evento, opte por um bem iluminado e que não sofra interferência de barulhos externos. Aproveite para criar um clima acolhedor para o público e invista em um cenário organizado, com objetos ligados ao tema.

Verifique também a necessidade de montar uma estrutura de som ou de palco e a quantidade de staff e ferramentas tecnológicas indispensáveis para o pleno funcionamento do workshop.

Então, coloque na balança todos os prós e contras de cada alternativa e compare os três melhores lugares antes da decisão final. Fique atento, pois a opção mais barata nem sempre é a mais vantajosa. 

A simples escolha de um ambiente agradável pode ser determinante para animar ou não as pessoas e fazer do seu encontro um sucesso. E a dificuldade no acesso, sem dúvidas, é um obstáculo em potencial para seu evento. 

6. Defina a equipe e as ferramentas para ter um evento sem filas longas 

Uma parte burocrática — é bastante comum em workshops — consiste na etapa do credenciamento, isto é, a recepção do evento para identificar, registrar e autorizar a entrada de cada participante.

Não importa o formato do evento, saber quem compareceu, é essencial para elaborar ações de relacionamento futuras e melhorias no próximo encontro. Para isso, a equipe da recepção deve estar preparada para agir com eficiência. Isso significa ter uma estrutura logística adequada para evitar filas longas.

Atualmente, existem plataformas digitais que facilitam a vida dos organizadores antes mesmo do encontro acontecer. Com essas ferramentas, é possível administrar as inscrições online e o credenciamento digital de convidados e controlar as vendas. Tudo isso, de forma fácil e segura. 

Alguns desses aplicativos permitem, até mesmo, fazer inscrições gratuitas online. Nesse caso, é possível ter um panorama de todo o evento dias antes dele ocorrer.

Outra alternativa interessante, que permite maior agilidade para os workshops, são os equipamentos de leitura de código de barras. Com essa ferramenta, basta fornecer um crachá codificado aos inscritos, e o credenciamento pode ser feito de forma automatizada.

A demora no acesso ao evento é o tipo de experiência negativa que nenhum participante quer passar. Portanto, toda inovação é bem-vinda para evitar dor de cabeça.

Ainda no quesito ferramentas, a dica é apostar em tecnologia eficiente e buscar uma plataforma de gestão onde todos os processos possam ser controlados a partir desse ambiente.

7. Tenha um bom staff durante o evento

Para tirar um workshop do papel, é essencial ter bons parceiros, fornecedores e um staff que também irá atuar nos bastidores do grande dia.

Dessa forma, especialmente a equipe de trabalho, deve estar ciente do planejamento e da execução do cronograma. Cada pessoa precisa ter clareza da sua função e como agir diante de imprevistos que possam ocorrer.

Além disso, a motivação da equipe é outro ponto fundamental para que o encontro seja bem-sucedido. Portanto, todos devem estar alinhados com o propósito do workshop, sobretudo em relação aos esforços individuais e coletivos.

Por maior que seja a bagagem e a competência do gestor, ele precisará de ajuda em diversos momentos. Em vista disso, treine os seus colaboradores e saiba a quem delegar cada função. Um erro mínimo pode colocar a imagem da empresa em risco.

Nesse contexto, o papel dos fornecedores também merece uma atenção especial. Eles são peças-chave em relação à estrutura: decoração, iluminação, som, microfones, projeção, buffet, entre outros itens. Por isso, avalie bem a sua base de apoio e tenha sempre uma segunda opção para lidar com os possíveis incidentes.

8. Faça uma divulgação eficiente

Finalizada a etapa de planejamento e executadas as ações mais urgentes para realizar seu workshop, é hora de divulgá-lo ao público. Para ter êxito, aposte na criatividade e inovação, seguindo o perfil da audiência.

Durante o planejamento de comunicação do evento, considere conteúdos exclusivos, autênticos e úteis para o público. Quem investe num workshop quer ter acesso a uma experiência inusitada e transformadora.

A boa notícia é que as redes sociais disponibilizam uma variedade de recursos para ampliar as interações com a audiência, potencializando, assim, o engajamento dela.

Se o seu público está presente no Instagram, esse canal pode ser utilizado para mostrar prévias dos preparativos do evento, fazer transmissões ao vivo com os palestrantes, entre outras ações que aumentem o interesse pelo tema do workshop e esclareçam todas as dúvidas dos possíveis participantes. Por isso, faça uma pesquisa detalhada sobre:

• quem são eles;
• qual a faixa etária;
• quais as preferências e necessidades;
• quais mídias sociais estão presentes, e outros itens que achar importante.

Outra estratégia eficiente para chamar o público para seu evento — na hipótese de cobrança de algum valor pela inscrição —, é fazer a realização de sorteios de ingressos. Quanto mais forte for sua presença online durante o período de divulgação, maior será o entusiasmo das pessoas para se inscreverem.

Para complementar esse trabalho, invista na produção e distribuição de material impresso em locais estratégicos e intensifique as atividades da sua empresa nas redes sociais, reforçando o convite para o encontro.

9. Fique atento à infraestrutura de internet

Atualmente, as redes sociais são utilizadas pelas empresas para promover o engajamento online durante os workshops, mas principalmente para estabelecer uma maior interatividade nos eventos com o público-alvo e aumentar a fidelização.

A internet permite que as pessoas compartilhem opiniões, ampliem o conhecimento sobre um evento e reforcem a divulgação da marca. É uma ferramenta com grande potencial para esclarecer todas as dúvidas do público de interesse sobre este tipo de encontro.

Para garantir que isso ocorra na sua reunião, é essencial investir em inovações tecnológicas, como uma estrutura de rede sem fio adequada. Se o time de TI prepara uma rede Wi-Fi de alta disponibilidade e velocidade, os participantes poderão divulgar o evento de forma orgânica, e assim, garantir que as ações de marketing da empresa sejam conhecidas por mais pessoas.

10. Envie o certificado de workshop online

A cada dia que passa a tecnologia vem revolucionando o mundo dos negócios. No segmento de eventos ela também se faz presente — existem inúmeras ferramentas capazes de otimizar o trabalho do organizador. 

Um recurso que ainda é pouco explorado, e que pode garantir uma experiência diferenciada ao público, é o envio online do certificado de participação. Além da vantagem de não formar filas ao final do encontro, é uma boa oportunidade para interagir com os participantes após o término do workshop. 

Ao investir em certificados digitais, o organizador ainda economiza com papel e impressão. Aproveite o formulário de inscrição para coletar dados como e-mail de cada participante, e envie o documento de forma digital. Hoje em dia muitas pessoas divulgam nas redes sociais o aperfeiçoamento profissional que adquirem com eventos corporativos.

11- Tenha um plano de acompanhamento pós-evento 

Quer saber se o seu workshop agradou os inscritos e foi bem-sucedido? Tenha um plano de acompanhamento bem elaborado para aplicar no pós-evento. Por isso, é essencial preparar um questionário objetivo e sucinto para enviar por e-mail, aquele que os participantes forneceram no momento da inscrição. 

Com as questões respondidas pelo público, você vai saber a opinião dele e avaliar o que deu certo e o que precisa melhorar no próximo workshop.

Tendo em vista isso, você poderá criar ações pontuais e estratégicas para a empresa e comunicá-las internamente. É uma forma de mostrar que o seu workshop gerou bons frutos para a companhia.

Dicas valiosas para organizar um workshop: é hora de colocar em prática

Colocar em prática as ações que renovem os insights da sua empresa é uma peça-chave para manter-se competitiva no mercado de eventos. A tarefa de criar workshops relevantes para seu público-alvo não é simples, mas uma vez que você aprende como organizá-los, a tendência é aperfeiçoar conhecimento para potencializar os resultados.

Por isso, a equipe da Tec Mobile selecionou essas 11 dicas para organizar seus workshops e obter êxito com seu público de interesse. 

Lembre-se! Para ter sucesso na produção de eventos, é fundamental que o gestor esteja atento aos detalhes, e sobretudo prepare sua equipe para seguir um planejamento estratégico e alinhado com os objetivos da companhia.

Gostou das dicas? Agora que você já está por dentro das melhores dicas para organizar um workshop envolvente e de alto valor, aproveite para compartilhar suas experiências conosco. Deixe um comentário!